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São requisitos funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos a utilização de padrões abertos, independência de fornecedor e integração de sistemas com legados.
O programa de gestão arquivística de documentos é aplicável, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos onde as informações sejam produzidas e armazenadas.
Todos os documentos digitais, por suas características, independentemente da sua natureza arquivística, devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.
Documento arquivístico digital é o documento de arquivo codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.
A avaliação e a destinação dos documentos digitais são feitas a partir de instrumento de avaliação próprio, diferente da tabela de temporalidade.
Os prazos de guarda e a destinação final dos documentos acumulados pelas atividades-fim de órgão do Poder Executivo federal devem ser elaborados pelo SIGA e aprovados pelo Conselho Nacional de Arquivos.
As classes do código de classificação relacionadas às atividades-fim do órgão ou entidade do Poder Executivo federal devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional.
As adaptações necessárias para a correta aplicação da tabela de temporalidade aos conjuntos documentais produzidos e recebidos nos órgãos e entidades do Poder Executivo federal deve ser feita pelo órgão central do Sistema Nacional de Arquivos.
As classes do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública relativas às atividades- fim são as de número 100 a 800.
A atualização da tabela de temporalidade de documentos e do código de classificação das atividades-meio deve ser feita pelos órgãos seccionais do SIGA.
Os documentos oficiais ou públicos podem ser eliminados logo após a finalização do processo de microfilmagem, sendo desnecessário, nesse caso, registro na tabela de temporalidade.
De acordo com a legislação arquivística, os documentos permanentes, ainda que microfilmados, não podem ser eliminados.
A microfilmagem deve abranger, em todo território nacional, todos os documentos oficiais ou públicos de qualquer espécie, com restrição apenas a alguns suportes materiais da informação.
Para efeito de segurança, é necessária e obrigatória a extração de filme cópia do filme original.
De acordo com o roteiro de sinaléticas, o número do filme deve ser resultado da composição do código de classificação de documentos com um número sequencial.
No processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, adotam-se símbolos constantes na ISO 9878/1990 bem como o seu roteiro de sinaléticas.
O ato de eliminação deve ser registrado por meio de listagem de eliminação.
Os documentos a serem eliminados devem ser registrados no plano de destinação de documentos de arquivo.
A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo federal deve ocorrer após a conclusão do processo de avaliação, conduzido por uma comissão de avaliação de documentos de arquivo.
Os editais para eliminação de documentos devem consignar prazo mínimo de sessenta dias para manifestações contrárias, desentranhamento de documentos ou para cópias de peças de processos.