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Os símbolos de notação servem como elementos de identificação e localização dos fundos.
O arranjo é funcional quando constituído de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
Se o fundo for constituído de documentos de gêneros diversos, como filmes, fotografias, fitas magnéticas ou papel, eles poderão ser fisicamente armazenados em locais diferentes.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes, o que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
A destinação final dos documentos de arquivo pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Documentos pertencentes aos arquivos permanentes podem retornar à fase corrente.
Os documentos que constituem os arquivos permanentes apresentam valor secundário.
O instrumento utilizado para classificar os documentos no arquivo permanente é o plano de destinação.
O fundo de arquivo é formado a partir da aplicação do princípio da proveniência.
Estudos realizados por comissões de análise e avaliação de documentos para definição de prazos de caducidade tornam-se sem efeito, pois a avaliação de caducidade cabe ao Conselho Nacional de Arquivologia.
Para estabelecer o prazo de validade e arquivamento dos documentos de uma organização é adequado realizar uma sequência de operações na massa documental: análise, avaliação, seleção e eliminação.
Na terminologia arquivística, massa documental possui significado equivalente a legado.
A verificação dos adequados prazos de prescrição e decadência de direitos faz parte dos princípios básicos que norteiam o trabalho de análise das comissões de avaliação.
Situação hipotética: Uma instituição de ensino, com unidades em várias regiões do país, possui um arquivo geral que centraliza os documentos de todas as suas unidades vinculadas. Assertiva: Nessa situação, a criação desse arquivo geral deu-se em função da classificação dos arquivos pela natureza dos documentos.
Denomina-se como avaliação a organização dos arquivos correntes dispondo-os em sequência alfabética, de acordo como o método de arquivamento previamente adotado pela empresa.
Segundo a abrangência de atuação dos documentos, os arquivos podem ser classificados como especial e especializado.
No que se refere aos estágios de sua evolução, os arquivos podem ser classificados em arquivos de primeira idade, arquivos de segunda idade e arquivos de terceira idade, ou seja, arquivos correntes, intermediários e permanentes.
Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e informáticos são exemplos de classificação de documentos quanto ao gênero.
Para realizar uma adequada gestão documental é importante consultar a tabela de temporalidade para verificar a equivalência de novos documentos com suas antigas notações.
Os documentos dos alunos formados em uma universidade em determinado ano são menos utilizados no ano seguinte. Por isso, esses documentos devem passar por um processo de transferência, no qual eles são migrados dos arquivos correntes para os arquivos intermediários.