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Documentos com valor de guarda intermediária não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser preservados pelo próprio órgão detentor.
Um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho técnico e administrativo e possuir áreas de depósito.
As áreas de depósito devem ser vinculadas às áreas de trabalho arquivístico e administrativo.
Dados sobre as características físicas, formatos dos documentos e volume do acervo devem orientar o programa arquitetônico.
No quadro de arranjo, os documentos fotográficos deverão constituir séries distintas das séries de documentos textuais, tendo em vista as especificidades de preservação dos diferentes suportes.
Os inventários, por registrarem informações referentes aos conjuntos documentais já classificados, são instrumentos definitivos, sendo desnecessária a sua atualização.
Por meio das informações do guia do arquivo, o pesquisador poderá identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta.
Realizando o levantamento da produção documental, a instituição poderá obter dados relacionados aos documentos produzidos por suas unidades e diagnosticar problemas existentes na gestão de documentos.
Na construção de prédio para arquivo é recomendada a construção subterrânea, tendo em vista o peso do acervo.
Na organização dos documentos iconográficos, especificamente das fotografias, a organização deverá ser realizada do particular para o geral.