Questões de Concurso
Para arquivista
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A base conceitual para a avaliação de documentos é formada pelas três idades documentais.
Os órgãos públicos, de acordo com a legislação, devem constituir uma comissão permanente de avaliação de documentos com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliação dos documentos no âmbito de sua atuação.
A avaliação de documentos de arquivo tem como objetivo a preservação definitiva dos documentos com valor legal ou fiscal.
Os arquivos correntes, diferentemente dos arquivos intermediários, são constituídos de documentos com valores informativos e probatórios, que, após determinado prazo, podem ser eliminados ou preservados permanentemente.
O processo, documento típico das organizações públicas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo indeferimento da demanda.
O protocolo, como um dos componentes da gestão de documentos, é responsável pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de distribuição, expedição e abertura de processos.
Os documentos arquivísticos do gênero fotográfico — ampliações fotográficas, negativos, eslaides — devem ser quantificados por unidade.
A quantificação do acervo documental em suporte de papel e do gênero textual deve ser feita em metros lineares.
O tipo de diagnóstico que deve ser utilizado para avaliar a situação arquivística de órgãos públicos, tal como a Universidade de Brasília, é o do tipo minimalista.
Quando a entidade produtora do arquivo não se encontra mais em atividade, isto é, foi extinta, o fundo de arquivo é do tipo fundo aberto.
A Teoria das Três Idades Documentais tem sido substituída, gradativamente, pelo conceito de gestão da informação e dos documentos.
O princípio de respeito aos fundos determina que se agrupem os documentos acumulados por uma entidade coletiva, pessoa ou família sem misturá-los aos de outras entidades.
O princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a organização dada pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu é conhecido como princípio da pertinência.
Desinfestação, alisamento e fumigação são métodos de restauração recomendados para documentos em suporte de papel.
Jornais e outros documentos impressos em papel de má qualidade devem ser guardados ao abrigo da luz, em temperatura constante que não exceda 18 ºC e sob umidade relativa do ar de no máximo 50%.
Mapas devem ser mantidos em gavetas horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro, e não devem ser dobrados.
A higienização de todos os documentos do arquivo deve ser feita no momento de sua transferência para o arquivo intermediário.
Na literatura arquivística, é unânime o reconhecimento de que o sucesso de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) depende fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.
No caso de documentos eletrônicos, o conteúdo, que possui alto grau de integridade, é inseparável do suporte no qual foi registrado.