Questões de Concurso
Para arquivista
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As áreas de depósito de documentos devem receber climatização especial, diferenciada para cada tipo de suporte armazenado. O tratamento climático das áreas destinadas ao trabalho interno do arquivo e ao atendimento do público deve ser diferente do adotado nos depósitos.
A dimensão cultural dos arquivos teve início com o acesso aos arquivos pelos cidadãos interessados na investigação histórica. Atualmente, entende-se que tal dimensão possibilita legitimar o papel dos arquivos, sobretudo na esfera pública, como agentes de democratização do acesso à informação.
As atividades de ação cultural e educativa devem ser realizadas fora do arquivo, a fim de não prejudicar as atividades voltadas para o suporte à administração e para a pesquisa científica. Ao público em geral deve-se levar o material produzido pelo arquivo, relativo à memória da sociedade.
Uma importante competência do arquivo permanente é aquela que envolve as ações culturais e educativas, pois tais atividades colaboram para consolidar o papel social do arquivo ao promover a integração com a comunidade.
A norma internacional conhecida como ISAAR (CPF) visa orientar a preparação de registros de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias relacionadas à produção e manutenção de arquivos. Esses registros podem ser usados para descrever tais entidades, pessoas ou famílias nos sistemas de descrição arquivísticos.
O termo grupo, em um quadro de arranjo, deve ser usado para designar a subdivisão da subsérie que agrupa os tipos documentais contidos nos dossiês.
No quadro de arranjo, o subfundo corresponde à primeira fração lógica de subdivisão do fundo correspondente às unidades administrativas que produziram ou acumularam os documentos.
As orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) determinam que se deve usar o termo série para denominar as subdivisões do arranjo relativas às competências específicas da instituição, as quais devem compor o principal nível hierárquico do esquema.
O esquema que resulta da análise do acervo e do estudo das estruturas, das funções e das atividades de uma entidade é representado em um instrumento conhecido como quadro de arranjo.
A disposição física dos documentos de uma série, segundo um ou mais critérios convencionados para facilitar a recuperação dos documentos ou informações, é denominada ordenação.
Classificação é um conjunto de operações intelectuais, realizado com a finalidade de organizar os documentos de um arquivo, segundo um esquema lógico embasado na estrutura administrativa ou nas funções e atividades da entidade que gerou ou acumulou os documentos.
A descrição multinível estabelece diferentes níveis, embasados na estrutura administrativa da instituição titular do fundo de arquivo, estabelecendo relações hierárquicas verticais e horizontais entre tais níveis.
A NOBRADE visa estruturar a informação, proporcionando descrições adequadas e consistentes. Procura não determinar formatos de entrada ou saída de dados nem a forma final dos instrumentos de pesquisa, que devem ser definidos pela instituição arquivística; a única exigência é a presença dos chamados elementos de descrição obrigatórios.
O instrumento de gestão de arquivos destinado a identificar e indicar a localização física das unidades de arquivamento é denominado repertório.
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) tem por objetivo facilitar o acesso e o intercâmbio nacional e internacional de informações de arquivos permanentes, estabelecendo diretrizes descritivas destinadas a essa fase documental que, portanto, não podem ser utilizadas nas fases corrente e intermediária.
Inventário é o instrumento que tem por finalidade oferecer ao pesquisador informações gerais acerca de um arquivo, descrevendo os fundos documentais, sua natureza e interesse, além de apresentar os serviços e recursos que possui.
O acesso à informação é a razão da existência do arquivo, por isso as atividades de descrição documental são as mais importantes. O arquivista deve realizar, antes de quaisquer outras atividades, uma descrição que permita a recuperação de cada documento individual.
Os depósitos de arquivos normalmente não são de livre acesso ao público, portanto devem dispor de instrumentos de pesquisa que possibilitem divulgar seu potencial informativo, permitindo ao usuário identificar, rastrear, localizar os dados que forem de seu interesse.
A análise tipológica oferece informações fundamentais para a execução de várias atividades arquivísticas, como a classificação, a avaliação e a descrição. Uma vez que cada tipo documental prova a existência de função e de atividade a ele relacionadas, a identificação das tipologias documentais permite verificar se as funções e atividades correspondentes foram identificadas durante o estudo da organização.
Tipo documental é a reunião de espécies documentais que apresentam características semelhantes, tais como suporte e formato, e que exigem processamento técnico específico, como documentos textuais, bibliográficos, cartográficos, iconográficos, audiovisuais e micrográficos.