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Segundo Bernardes (1998, p.2), a gestão de documentos pode ser descrita como o “Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.”
Utilizando a abordagem da Administração Estratégica dada pelos autores Samuel C. Certo e J. Paul Peter marque a opção que relaciona corretamente a segunda coluna, de acordo com a primeira, relacionando as etapas de um Planejamento Estratégico de Arquivos Empresariais:
A) Estabelecimento da diretriz organizacional.
B) Implementação da estratégia.
C) Análise ou diagnóstico do ambiente.
D) Controle.
E) Formulação da estratégia operacional/funcional.
( ) Estabelece o cenário, descrevendo sucintamente o serviço documental que se planeja executar; o acervo existente; o pessoal de que se dispõe; como será dirigido; tamanho do orçamento, etc.
( ) É importante, neste momento, obter a anuência de seu superior hierárquico, uma vez que serão definidas as normas, os protocolos de recebimento, destinação e uso, bem como é feito o plano de classificação dos documentos.
( ) O ideal é estabelecer desde o início um sistema de controle estatístico de classificação, acondicionamento e uso, bem como de avaliação da gestão documental e dos serviços prestados.
( ) Formular a missão e os objetivos do Serviço ou atividade que se deseja implementar. Conhecer a dinâmica existente entre os diversos setores da empresa é essencial nesta etapa.
( ) Significa colocar em prática o que foi planejado, ainda que sejam testadas rotinas e classificações que, posteriormente, precisem ser revistas.
Assinale a alternativa que possui a correta definição de “memorando”.
“Customer Success” é uma mentalidade relativamente nova, tendência no mercado internacional, pela qual uma organização busca incessantemente garantir que o cliente tenha uma ótima experiência - e principalmente ótimos resultados - com seu produto ou serviço.
Para Brum (2000), praticar endomarketing é dar ao funcionário educação, carinho e atenção, tornando-o bem preparado e bem informado para que possa tornar-se também uma pessoa criativa e feliz, capaz de surpreender, encantar e entusiasmar o cliente. Como profissional de Secretariado Executivo, como é possível relacionar as duas afirmações de forma coerente?
Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos. O processo administrativo abrange quatro tipos principais de decisões, também chamados de processos ou funções:
1) Planejamento
2) Organização
3) Direção
4) Controle
Marque a única alternativa que possui características de cada uma das funções, na ordem correta.
Segundo a Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, é incorreto afirmar que
De acordo com o Manual de Redação Oficial da Presidência da República, “redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade”. Em função disso, é possível afirmar que
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Ilustração: Ednei Marx
A ilustração acima pode retratar uma triste realidade no cotidiano de algumas empresas. Por esse e outros problemas na organização e administração de arquivos, foi criada a Teoria das Três Idades. Essa teoria define
Um executivo que está sob sua responsabilidade vem ao Brasil para uma reunião com Dom Alberto Taveira Corrêa, atual Arcebispo do Pará. Qual é a forma de endereçamento adequada nessa situação?
De acordo com Sabino e Rocha (2004), o secretário é um dos agentes de relacionamento dentro das companhias. Por isso, deve dominar ferramentas, meios e linguagem para atender aos novos perfis de gestão.
NÃO fazem mais parte do cotidiano de um profissional de Secretariado Executivo, os seguintes itens de tecnologia:
I - Telefone, máquina de escrever, papel carbono, mimeógrafo, caixa registradora e máquina de somar.
II - Máquina de estenografia e fitas de duas cores para máquina de escrever.
III - Máquinas de escrever elétricas, transistores, xerox e computadores com microchips.
IV - Microcomputadores, transmissão de fac-símile, calculadoras eletrônicas, sistemas integrados, software para computadores, e-mail e internet.
V - Programas de mensagens instantâneas, multimídias, e-commerce, redes sociais, iPhone, iPad, tablets e outros aparelhos tecnológicos sensíveis ao toque.
Qual é a disciplina responsável pelo estudo da produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos públicos, pessoais e privados?
Qual é a medida para mensurar o tamanho de um acervo produzido por uma determinada instituição?
O arranjo físico dos documentos nas estantes, de acordo com critérios pré-estabelecidos, é conhecido na arquivística como:
Os documentos arquivísticos, de acordo com a legislação brasileira, possuem uma série de prazos de guarda. Em relação aos documentos comumente encontrados nas residências, qual documento a seguir encontra-se com o prazo de guarda incorreto:
A respeito do ciclo de vida documental, ele é tradicionalmente dividido em quantas fases?
Sobre o conceito de sinaléticas e seu preparo em microfilmagem, é INCORRETO afirmar que:
De acordo com Bellotto (2006), o arranjo foi por muito tempo compreendido como uma função típica de arquivos permanentes. Quais são os tipos mais comuns de arranjo em arquivos permanentes?
A classificação de arquivos é compreendia por Sousa (2003) como uma atividade limítrofe. Qual é o principal instrumento desta função?
De acordo com o suporte e gênero documental, os documentos podem ser subdivididos segundo o gênero, a natureza, e suporte. Relacione a primeira coluna de acordo com a segunda coluna e assinale a alternativa CORRETA quanto ao gênero dos documentos.
I. Textuais
II. Filmográficos
III. Cartográficos
IV. Iconográficos
V. Informáticos
VI. Micrográficos
( ) Fitas VHS
( ) Pendrive
( ) Atlas
( ) Circular
( ) Jaqueta
( ) Ata
( ) Microfilme
( ) Mapas
( ) Disquete
( ) Gravura
Quanto aos serviços de arquivo, eles compreendem desde os procedimentos de registro (protocolo), o arquivo, assim como os equipamentos necessários, mobiliário a ser utilizado, material de consumo, recursos humanos, infraestrutura, entre outros serviços. Nesse sentido, pode-se considerar que no âmbito do arquivo compete ___________. Marque a opção que completa a frase.
Segundo a legislação que rege atividade de microfilmagem, os documentos de cada série microfilmada serão sempre precedidos de imagem de abertura com elementos identificadores. Das afirmativas a seguir quais são os elementos obrigatórios:
I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;
II - local e a data da microfilmagem;
III - quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente.
IV- ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
V - A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.
VI - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução.
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