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Classificação é um conjunto de operações intelectuais, realizado com a finalidade de organizar os documentos de um arquivo, segundo um esquema lógico embasado na estrutura administrativa ou nas funções e atividades da entidade que gerou ou acumulou os documentos.
A descrição multinível estabelece diferentes níveis, embasados na estrutura administrativa da instituição titular do fundo de arquivo, estabelecendo relações hierárquicas verticais e horizontais entre tais níveis.
A NOBRADE visa estruturar a informação, proporcionando descrições adequadas e consistentes. Procura não determinar formatos de entrada ou saída de dados nem a forma final dos instrumentos de pesquisa, que devem ser definidos pela instituição arquivística; a única exigência é a presença dos chamados elementos de descrição obrigatórios.
O instrumento de gestão de arquivos destinado a identificar e indicar a localização física das unidades de arquivamento é denominado repertório.
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) tem por objetivo facilitar o acesso e o intercâmbio nacional e internacional de informações de arquivos permanentes, estabelecendo diretrizes descritivas destinadas a essa fase documental que, portanto, não podem ser utilizadas nas fases corrente e intermediária.
Inventário é o instrumento que tem por finalidade oferecer ao pesquisador informações gerais acerca de um arquivo, descrevendo os fundos documentais, sua natureza e interesse, além de apresentar os serviços e recursos que possui.
O acesso à informação é a razão da existência do arquivo, por isso as atividades de descrição documental são as mais importantes. O arquivista deve realizar, antes de quaisquer outras atividades, uma descrição que permita a recuperação de cada documento individual.
Os depósitos de arquivos normalmente não são de livre acesso ao público, portanto devem dispor de instrumentos de pesquisa que possibilitem divulgar seu potencial informativo, permitindo ao usuário identificar, rastrear, localizar os dados que forem de seu interesse.
A análise tipológica oferece informações fundamentais para a execução de várias atividades arquivísticas, como a classificação, a avaliação e a descrição. Uma vez que cada tipo documental prova a existência de função e de atividade a ele relacionadas, a identificação das tipologias documentais permite verificar se as funções e atividades correspondentes foram identificadas durante o estudo da organização.
Tipo documental é a reunião de espécies documentais que apresentam características semelhantes, tais como suporte e formato, e que exigem processamento técnico específico, como documentos textuais, bibliográficos, cartográficos, iconográficos, audiovisuais e micrográficos.
Tipologia documental é o nome dado ao estudo que, ultrapassando a análise da configuração e autenticidade dos documentos, procura compreendê-los como componentes de conjuntos orgânicos, buscando a contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade que os produziu ou acumulou.
Uma base de dados não pode ser entendida como um instrumento de pesquisa para os documentos e informações contidos em um arquivo.
As funções arquivísticas principais de classificação, avaliação e descrição podem ser aplicadas também aos documentos eletrônicos.
Um dos principais obstáculos para a preservação de documentos arquivísticos digitais é a emulação de mídias.
Os documentos eletrônicos são feitos sobre um suporte com o auxílio de símbolos que devem ser decodificados.
Por questões de segurança e de autenticidade, o armazenamento do filme original de um microfilme deverá ser feito no mesmo local do filme cópia.
Os documentos públicos, de guarda permanente microfilmados não poderão ser eliminados.
Os documentos ultrassecretos podem ser classificados por trinta anos e esse prazo pode ser prorrogado uma única vez por igual período.
A eliminação de documentos públicos produzidos por instituição pública sediada no Distrito Federal, como a Universidade de Brasília, de acordo com a legislação em vigor, deve ser realizada mediante a autorização da instituição arquivística responsável pela gestão documental no Distrito Federal, que é o Arquivo Público do Distrito Federal.
O Sistema Nacional de Arquivos é integrado, entre outros, pelos arquivos dos poderes Executivo, Judiciário e Legislativo federais.