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A classificação e a ordenação são atividades intelectuais dentro do processo de organização de documentos de arquivo, enquanto o arquivamento é uma atividade física.
Os documentos de arquivo passam necessariamente pelos arquivos intermediários antes de serem recolhidos aos arquivos permanentes.
A transferência dos documentos de arquivo do arquivo corrente para o arquivo intermediário é realizada no âmbito da função arquivística conhecida como aquisição.
Para garantir uma gestão de documentos eficiente, a orientação mais adequada é a de não misturar a criação do documento com outras funções.
A criação de documentos tem como uma de suas atividades a seleção da espécie documental mais adequada para veiculação do conteúdo informacional.
Quando se precisa elaborar um instrumento de descrição mais genérico, que contenha informações sobre todos os acervos existentes no arquivo, deve-se optar pelo guia.
O plano de destinação também pode ser reconhecido como um instrumento de descrição.
As ações educativas desenvolvidas em uma instituição arquivística ou em um setor de arquivo são tipicamente ações de difusão.
As versões mais modernas dos sistemas de protocolo não utilizam mais o campo assunto, devido aos problemas causados pela subjetividade no preenchimento desse campo.
Os documentos considerados sigilosos são recebidos pelos serviços de protocolo, mas devem ser enviados em envelope lacrado com a indicação da classificação de sigilo.
A expedição de documentos por uma empresa deve ser registrada pelo setor de protocolo da empresa
Distribuição e tramitação são sinônimos de uma mesma atividade, que é a do controle do envio do documento ao primeiro destinatário.
O registro do documento em um serviço ou sistema de protocolo exige a identificação de metadados para possibilitar o controle e posterior acesso a esse documento.
Em geral, é necessário mensurar massas documentais acumuladas em suporte papel pelo metro cúbico para, em seguida, transformar em metro linear, unidade de medida adequada a esse tipo de suporte.
A mensuração de ampliações fotográficas é feita por unidade, pelas dimensões e pela cromia.
O diagnóstico da situação arquivística envolve, fundamentalmente, coleta de informações qualitativas sobre o acervo e a sua guarda.
A identificação, que tem sido pensada como mais uma das funções arquivísticas, resume-se à verificação dos tipos documentais existentes no acervo.
Pode-se entender as tradições administrativas de uma organização como fator de inibição para funções de gestão de documentos.
A destinação final dos documentos de arquivo, que envolve a definição da eliminação ou guarda permanente dos documentos, está prevista na fase de produção do programa de gestão de documentos.
A gestão de formulários, correspondência, informes e diretrizes, o fomento a sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos são elementos do programa de gestão de documentos e fazem parte da fase de produção.