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De acordo com a legislação vigente, caso cessem definitivamente as atividades de uma universidade federal, os documentos a ela pertencentes deverão ser entregues ao Ministério da Educação ou ao Ministério da Ciência e Tecnologia.
As ações de gestão de documentos de determinada universidade federal devem ser pautadas pelas orientações emanadas pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da administração pública federal.
A eliminação de documentos de arquivo de uma universidade federal deverá ser autorizada pelo Arquivo Nacional.
Os documentos de arquivo considerados de valor permanente são imprescritíveis e inalienáveis, de acordo com a legislação arquivística.
A legislação em vigor estabelece um limite para documentos produzidos em suporte papel.
Constitui organicidade a disposição dos documentos de arquivo na sequência rigorosa das espécies documentais.
O princípio da pertinência será aplicado nos casos em que houver necessidade de reclassificar os documentos de arquivo por assunto, sem que se considerem a proveniência e a classificação original de cada documento.
Inicialmente, os documentos de arquivo são mantidos e conservados pelas razões funcionais e administrativas que lhes deram origem.
O conceito de pertinência territorial é aplicado quando o arquivo constitui o patrimônio arquivístico de duas ou mais unidades territoriais.
Os documentos de arquivo servem de prova ou evidência das transações, rotinas e tarefas realizadas pela organização.
Os arquivos da UnB são formados, também, pelos livros colecionados, utilizados por professores da universidade na elaboração de suas aulas.
Caracteriza o princípio arquivístico do respeito à ordem primitiva a conservação do arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que produziu os documentos.
Na realização de auditorias previstas no sistema de gestão, é necessário que seja observado se a empresa tem cumprido suas obrigações e atribuições em relação à saúde e segurança de todos, se o que se alega fazer está sendo cumprido e se foram identificados os pontos fortes e fracos do sistema.
Na implementação do sistema de gestão da segurança e saúde do trabalho, a empresa deve dispor, exclusivamente, de planos e objetivos gerais, planos operacionais e planos de contingência.
O sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional e segurança industrial prevê uma organização em que se estabeleçam as responsabilidades, os dispositivos organizacionais e a documentação de saúde e segurança ocupacional, entre outros.
O sistema de gestão da segurança e saúde ocupacional da empresa deve ter suas atividades segmentadas de forma que o gerenciamento efetivo do sistema não interfira na política de implementação definida.
Um sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional engloba análise crítica; política de SSO; melhoria contínua; planejamento; verificação e ação corretiva; e implementação e operação.
Os planos e procedimentos de preparação e atendimento a emergências devem ser analisados pela empresa com a participação dos empregados a cada bimestre, em conformidade com a NR 9.
A fim de se implementar um sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional, os trabalhadores devem participar da análise crítica das políticas e dos procedimentos para a gestão de riscos, assim como devem ser consultados acerca das mudanças que interfiram em sua segurança.
Como forma de garantir sua efetividade, a documentação que diz respeito à gestão da segurança e à saúde ocupacional deve ser facilmente localizável e constantemente analisada, revisada e aprovada.