Para deter todas as técnicas secretariais e a organização dos trabalhos nas secretarias, a base estrutural é o conhecimento utilizado na rotina como parâmetros de todas as atividades. Para isso, existem as técnicas específicas, que incluem a relação de atividades e o controle de cada uma delas.

Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.

I. Paciência, tolerância, atenção e comunicação são importantes ações no atendimento ao público, interno e externo.

II. Com a modernidade das comunicações o(a) secretário(a) pode utilizar como tratamento o pronome “você”, substituindo o senhor e / ou senhora, no atendimento telefônico.

III. Follow-up: é uma expressão técnica inglesa que significa acompanhamento. Essa técnica de acompanhamento complementa a agenda.

IV. A reunião de trabalho é a forma mais eficaz de comunicar decisões, controlar e delegar tarefas, bem como estudar novas estratégias empresariais.

V. Cerimonial é toda solenidade, mesmo que não oficial, que segue uma programação constituída por um conjunto de formalidades.

Estão corretas as afirmativas:

Analise os conceitos a seguir, considerando os estudos de Mazulo (2009).

• “_______ aceitando o crescimento através de possibilidade de atuar em várias frentes ao mesmo tempo; [...]

• _______ pois as atividades secretariais envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa; [...]

• _______ uma vez que a função do secretário é ser facilitador, otimizar a rotina das pessoas e solucionar problemas; [...]

• _______ resolver as diversas situações com flexibilidade, destreza e elegância; [...]

• _______ é fundamental à estrutura da organização, a seus valores,suas características e à diversidade humana; [...]

• _______ ressaltando a importância de criar novas possibilidades em vez de simplesmente executá-las.”

Assinale a alternativa que corresponde correta e respectivamente aos conceitos descritos anteriormente.

De acordo com Nonato (2009), “o profissional de secretariado executivo vem, particularmente, demonstrando novas significações sobre o uso e a abordagem da gestão informacional”, analise as afirmativas a seguir.

I. Aciência secretarial deixou de ser vista sob a ótica das “funções” complementares e burocráticas.

II. A ciência secretarial passou a ser considerada como integrante do ramo das ciências estratégicas, que são decisivas na qualidade do trabalho organizacional.

III. Os profissionais de secretariado vêm se deparando, em seus locais de trabalho, com as questões do que é informação e como abordar a gestão de seus recursos no trabalho de assessoria organizacional.

IV. Os recursos da informação interferem na prática do profissional de secretariado, uma vez que lhe são exigidas novas e diversas competências.

V. Os recursos da informação passam a exigir do profissional do secretariado uma nova práxis: a atuação estratégica.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s):

Em 10 de janeiro de 1996, a Lei n° 9.261, assinada pelo presidente da república Fernando Henrique Cardoso, alterou a redação dos incisos I e II do art. 2º, o caput do art. 3º, o inciso VI do art. 4º e o parágrafo único do art. 6º, em relação à regulamentação anteriormente assinada pelo então presidente da república José Sarney. Em relação ao art. 3º, a definição de 1996 afirma que:

Estando lotado em uma Universidade Pública Federal, um Secretário Executivo atua em qual aparelho do Estado?

Ao apresentar um relatório gerencial, um Secretário Executivo elaborou um gráfico que demonstra a alocação da força de trabalho – servidores, prestadores de serviços, estagiários etc. – pelas diversas unidades organizacionais da universidade. Que gráfico foi elaborado?

Que modelo de gestão começou a ser conhecido e aplicado após a Segunda Guerra Mundial, que visava a eliminação de desperdícios com a racionalização da força de trabalho, produção flexível e utilização do just in time?

Sobre documentos e sua importância nas instituições públicas, assinale a afirmativa correta.

O domínio das técnicas e tecnologias é essencial para o desempenho da profissão de Secretário Executivo, porém gerenciar o aspecto emocional é imprescindível no processo de lidar com outros sujeitos. Sobre o gerenciamento dos aspectos emocionais, assinale a afirmativa INCORRETA.

Uma das atribuições empreendidas pelo profissional de Secretariado Executivo compreende em fazer a curadoria da informação, isto é, acompanhar todos os assuntos que estão em andamento, filtrar cada informação e levá-las ao superior imediato. Assinale a técnica que pode auxiliar no desempenho dessa atribuição.

O profissional de Secretariado Executivo desenvolve suas atribuições com foco na gestão. Na coluna da esquerda, apresentam-se ferramentas de gerenciamento e na da direita, a caracterização de cada uma. Numere a coluna da direita de acordo com a da esquerda. 1 - Brainstorming 2 - Matriz GUT 3 - Gráfico de Pareto 4 - Diagrama espinha de peixe ( ) Representa possíveis causas que levam a um determinado efeito. ( ) Folha de verificação construída a partir de um processo de coleta de dados e pode ser utilizada quando se deseja priorizar problemas ou causas relativas a determinado assunto. ( ) Processo empreendido em grupo no qual indivíduos emitem ideias de forma livre, sem críticas, no menor espaço de tempo possível. ( ) Representação gráfica de problemas, ou riscos potenciais, por meio de quantificações que buscam estabelecer prioridades para abordá-los, visando minimizar os impactos. Assinale a sequência correta.

No exercício da profissão de Secretário Executivo, uma das técnicas utilizadas no desempenho de sua função é a organização de reuniões. Sobre reuniões, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas. ( ) O documento utilizado para designar o comparecimento em uma reunião é a convocação, e, na hipótese de ausência do participante, requer justificativa formal. ( ) O estabelecimento de agenda e de tempo estimado para a reunião contribuem para a efetividade do evento. ( ) O registro informal dos fatos que ocorram e as deliberações da reunião devem ser lavrados no documento Ata. ( ) A especificação de objetivos a serem atingidos com a reunião bem como o estabelecimento dos participantes constituem-se elementos dispensáveis para o êxito da reunião. Assinale a sequência correta.

As deliberações tomadas em reuniões realizadas pelos membros da comissão deverão ser registradas em

Sobre o documento expedido pela autoridade competente, para designar a inserção do profissional de Secretariado Executivo na comissão, assinale a afirmativa correta.

A análise dos problemas das comunicações gerenciais revela que a solução passa pela consideração de atitudes, níveis, fluxos, mensagens, canais, receptores e desafios do corpo gerencial. No que diz respeito aos fluxos das comunicações empresariais, analise as seguintes afirmativas. I. Considerando o fluxo de comunicação descendente (de cima para baixo), as comunicações gerenciais são formais e, muitas vezes, excessivas, o que causa um congestionamento dos canais. II. Comunicações descendentes entre diretores e níveis gerenciais tendem a apresentar uma menor eficácia que comunicações entre gerentes e chefias subordinadas. III. Na empresa, o fluxo de comunicação não pode ser propriedade de alguns. A informação deve, sempre, ser precisa, transparente e circular com liberdade. IV. Em geral, a comunicação entre a base e os níveis intermediários (gerência) tende a apresentar maior rapidez do que entre os gerentes e diretores. V. A comunicação ascendente (de baixo para cima) tende a ser mais formal, tendo como objetivo controlar e estabelecer um fluxo que vai da base para o topo da hierarquia da empresa. Está(ão) CORRETA(S) apenas

De acordo com o TEXTO, considerando os resultados encontrados pelos autores, é CORRETO afirmar que 

De acordo com o TEXTO, é CORRETO afirmar que os autores fundamentaram a pesquisa, associando o profissional de secretariado à responsabilidade socioambiental em função 

As metáforas utilizadas nas pesquisas em comunicação organizacional constituem-se em modos distintos de ver as organizações, caracterizando-se como um modo de ver a realidade. São expressões que estabelecem uma ponte cognitiva entre dois domínios diferentes. Em relação às diferentes metáforas da comunicação, assinale a alternativa CORRETA.

Associe as duas colunas, relacionando cada gráfico organizacional às suas características.

1 – GRÁFICO DE GANTT

2 – FLUXOGRAMA

3 – CRONOGRAMA

4 – HARMONOGRAMA

5 – FUNCIONOGRAMA

( ) Apresenta indicações relacionadas ao tempo gasto na realização de determinado serviço e à distância entre órgãos.

( ) Gráfico utilizado para a distribuição das atividades no tempo e para acompanhamento da realização de um projeto ou programa, também conhecido como Gráfico de barras.

( ) Gráfico de uso específico e restrito utilizado para detalhar atividades/tarefas que compõem uma função que originou um órgão no organograma.

( ) É um gráfico destinado a representar a sequência de passos envolvidos em um processo, sendo útil para visualizar a eficiência e a possível duplicidade nas operações de um sistema.

( ) Apresenta a distribuição planejada de um trabalho ou projeto, de acordo com as atividades a serem cumpridas em determinado período de tempo.

A sequência CORRETA para preenchimento da segunda coluna é

A organização do trabalho compreende o conhecimento dos propósitos da organização, de suas dependências, de seu modo de produzir, das técnicas que emprega. No que diz respeito à organização do trabalho do(a) secretário(a), analise as seguintes afirmativas. I. As empresas esperam de seus secretários, entre outras características, que tenham dedicação ao trabalho e equilíbrio emocional para desempenharem suas tarefas. II. Entre as atribuições diárias do(a) secretário(a) estão a realização de serviços gerais de escritório, atender ao executivo e selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas por ele. III. É oportuno dizer aos principiantes na atividade de secretariado que não é possível preparar esquemas de ditado, de atas ou de chamadas telefônicas.
IV. A lista de atividades de um(a) secretário(a) é curta, sem atividades rotineiras ou repetitivas, com desafios constantemente novos todos os dias. V. O trabalho executado por outro departamento jamais será recompensado com presentes, pois tal fato cria uma relativa dependência. Está(ão) CORRETA(S) apenas