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A base de dados de fontes, em cujas bases são registradas as referências ou informações secundárias dos documentos, subdivide-se em bases bibliográficas e diretórios.
O marketing da informação enfatiza a importância do usuário como cliente consumidor de informação e a adequação da oferta de produtos e serviços de informação aos interesses e necessidades dos usuários.
Um catálogo coletivo armazena registros bibliográficos relativos a coleções pertencentes a várias entidades documentárias, públicas ou privadas, municipais, estaduais, regionais, federais e internacionais.
No âmbito da indexação, a especificidade mede a qualidade na seleção de conceitos de fatos significativos, e a exaustividade, a qualidade na seleção dos descritores que correspondem aos conceitos inclusos no documento.