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A identificação de fundos é um trabalho complexo, que requer conhecimento profundo da estrutura administrativa e das competências dos órgãos produtores da documentação, nos respectivos níveis da administração pública.
As peças documentais reunidas em agrupamentos lógicos nas unidades de arquivamento são a menor unidade orgânica arquivística.
I. Encanoamento
II. Decalque
III. Penugem
IV. Esquadro
V. Ampliação da espessura após a impressão
VI. Borda fina
VII. Problemas de encadernação
A captura, como um dos procedimentos e uma das operações técnicas do sistema informatizado de gestão arquivística de documento, envolve o registro, a classificação, a indexação, a atribuição de restrição de acesso e o arquivamento dos documentos.
A microfilmagem é mais indicada para grande conjunto documental com longo prazo de guarda, com valor fiscal e legal e demanda relativamente pequena, que não exige acesso múltiplo e simultâneo.
Além da responsabilização penal, civil e administrativa, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar os documentos públicos de valor permanente pode receber multa.
O Conselho Nacional de Arquivos visa implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, com vistas à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos arquivísticos.
A adoção da sinalética constante na norma ISO 9878/1990 representa um esforço para que a microfilmagem no Brasil seja realizada dentro dos padrões e das normas internacionais.
A avaliação de documentos públicos é uma atividade reservada para execução direta pelos órgãos do Poder Público, sendo permitida a terceirização de atividades técnicas auxiliares.
A transferência de documentos de valor intermediário e o recolhimento de documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional só é possível quando esses documentos estão avaliados, higienizados, organizados e acondicionados, além de acompanhados de instrumento descritivo.
A eliminação de documentos públicos pode ser feita independentemente da existência, no órgão público, de uma comissão permanente de avaliação.
A publicação do edital para eliminação de documentos de um órgão público impede qualquer manifestação ou retirada de documentos ou cópias de peças de processos.
O filme cópia extraído do filme original deve ser mantido, para sua preservação e conservação, no mesmo local do filme original.
Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, contudo, seus componentes podem ser separados, visto que constituem unidades distintas.