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Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser registrada para futuro conhecimento.
A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e elementos de prova e informação.
O arquivo do Departamento de Polícia Federal é constituído de todos os documentos produzidos e(ou) recebidos, no cumprimento da missão institucional. O tratamento desse arquivo deve ser feito de acordo com as orientações do Conselho Nacional de Arquivos.
O princípio arquivístico fundamental para a organização dos documentos é o princípio temático, também conhecido como princípio da pertinência.
Uma das fases básicas do programa de gestão de documentos é a emulação dos documentos.
Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.
A tabela de temporalidade faz referência aos prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediários e à destinação final dos documentos de arquivo.
Nem todos os documentos de arquivo precisam ser classificados. Essa operação é executada exclusivamente para os documentos de guarda permanente.
A primeira atividade do protocolo, quando o documento de arquivo é produzido ou recebido, é o registro desse documento.
Para serem considerados autênticos, os documentos de arquivo devem ser produzidos em, no mínimo, três vias.
Nos arquivos permanentes, a busca e a recuperação de documentos ocorrem mediante instrumentos de pesquisa.
Apenas um método deve ser escolhido para o arquivamento de documentos na fase corrente, não sendo adequada a utilização de métodos auxiliares.