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I. O conceito de arquivo consiste no conjunto de documentos produzidos e recebidos no exercício das atividades “oficiais” (relativas à realização da missão da entidade ou pessoa que acumula o arquivo), de apenas um determinado produtor.
II. A característica de unicidade dos documentos de arquivo provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único, e um registro consiste em um documento e suas relações com seu contexto administrativo e documental: uma duplicata de um registro só existe quando ambos os elementos são perfeitamente idênticos, isto é, quando múltiplas cópias são incluídas em um mesmo lugar, dentro de um mesmo grupo.
III. Cada arquivo possui, por assim dizer, personalidade própria, individualidade peculiar, com a qual, familiarizar-se o arquivista antes de proceder à sua ordenação, não constitui requisito.
IV. Não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
É correto o que se afirma em:
Julgue os próximos itens, a respeito dos papéis de trabalho do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo federal.
O protocolo do MI deve ser responsável pela abertura e controle da tramitação de processos, enquanto aos arquivos cabe o registro dos outros documentos (correspondências, relatórios etc.).
Os documentos de arquivo em suporte papel são muito frágeis e, por isso, devem ser conservados em sacos plásticos.
A destinação final de um documento de arquivo pode ser a guarda permanente ou a digitalização.
Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de um código ou plano de classificação de documentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no órgão de onde se originam.
O material de referência ou informação não orgânica, utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo.
Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negócio, as organizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas, tornam-se documentos de arquivo.
Os arquivos do MI seguem as orientações emanadas pelo Sistema Nacional de Arquivos e pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo.
Para que sirva como prova, o documento de arquivo deve preservar a característica de verdadeiro, não havendo, nesse caso, necessidade de autenticidade.
A naturalidade é uma característica reconhecida do documento de arquivo