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O acondicionamento dos documentos de arquivo está relacionado às embalagens utilizadas para a guarda dos documentos, enquanto o armazenamento refere-se ao mobiliário adotado
O material de acondicionamento deve ser escolhido de modo a privilegiar o acesso rápido e a manutenção da integridade física do documento e da informação que nele estiver contida.
Acondicionar os documentos dos arquivos correntes em suporte papel em caixas-arquivo de plástico e colocar essas caixas em estantes de aço é a ação mais indicada tecnicamente.
Ordenação consiste na disposição dos documentos dentro de uma unidade de classificação, sendo a cronológica um de seus tipos.
A classificação de documentos tem um instrumento específico para ser realizada nos arquivos, que é denominado plano de destinação.
Quando o protocolo remete documentos aos setores de trabalho para estes decidirem sobre a matéria contida nesses documentos, ele realiza uma de suas principais atividades, que é o registro.
De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digitalização
A autenticidade do documento de arquivo precisa ser garantida independentemente do suporte documental. Uma das formas de verificar essa autenticidade é a rastreabilidade.
O princípio arquivístico fundamental para as ações de organização dos arquivos é conhecido como princípio da unicidade.
A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas.
Quanto à natureza dos assuntos, os documentos de arquivo podem ser acumulados conforme a atividade fim ou acumulados conforme a atividade meio da organização.
Fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico.
A gestão de documentos é uma condição necessária para a restauração de documentos de arquivo.
De acordo com a legislação arquivística brasileira, o conceito das três idades documentais é um meio de dar sentido à massa documental acumulada pelas organizações.
A classificação de documentos de arquivo é realizada a partir de um instrumento específico para essa tarefa denominado tabela de temporalidade.
O protocolo visa, sobretudo, a identificação de metadados, com os quais são possíveis o controle e o acesso aos documentos de arquivo.
Um documento sigiloso deve ser de conhecimento restrito e requer medidas especiais de salvaguarda tanto para sua divulgação quanto para sua custódia.
Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição.