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Para que esses documentos fiquem preservados e sejam de fácil recuperação pelos usuários, tem-se, como exemplo, o seguinte método e sua correspondente característica de arquivamento:
O arquivo de uma instituição classificado como corrente é aquele que tem o conjunto de documentos
Os documentos de arquivo considerados de valor permanente não podem, por questões legais, ser microfilmados.
O sistema informatizado de gestão arquivística (SIGAD) foi desenvolvido, inicialmente, para operar independentemente da existência de um programa de gestão arquivística de documentos.
Microfilmar documentos de arquivo com longos prazos de guarda e , segundo a tabela de temporalidade, fazer indicação de eliminação como destinação final é uma das situações consideradas adequadas para utilização desse tipo de tecnologia.
A questão relacionada à preservação do documento arquivístico não está prevista na concepção que se tem do metadado utilizada pelo e-ARQ Brasil, o que representa uma fragilidade desse modelo de requisitos.
A captura, o armazenamento, a indexação e a recuperação de todos os tipos de documentos de arquivo são requisitos arquivísticos que caracterizam um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
A política de acesso aos documentos de arquivo tem, atualmente, como fundamento a Lei n.º 8.159/1991, conhecida como Lei dos Arquivos.
As restrições legais ao pleno acesso aos documentos de arquivo são aplicadas principalmente em virtude da violação à vida privada e à segurança do Estado.
As funções criação e aquisição são aquelas diretamente vinculadas à política de acesso aos documentos de arquivo.
Identificar se a tramitação, que é um processo de gestão, correspondeu à expressão diplomática é uma das tarefas da análise tipológica na arquivística.
A análise tipológica permite ao arquivista verificar se o conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos.
Para fazer análise tipológica a partir da diplomática, inicia-se pelo princípio da proveniência.
Quando se realiza análise tipológica na arquivística, para cada tipo documental é necessário ter a sua definição, os caracteres externos, o gênero, o suporte e a forma.
Não é necessário fazer a identificação das funções atípicas circunstanciais das entidades produtoras acumuladoras de documentos em análise tipológica na arquivística.
O item atribuições da entidade produtora acumuladora faz parte do elenco de elementos necessários para se fazer análise tipológica na arquivística.
A vantagem de se conhecer a espécie documental em trabalho arquivístico é que, com esse conhecimento, pode-se identificar o veículo que tenha servido como base jurídica para validar o conteúdo do documento, tornando-o legítimo, fidedigno e credível.
Ingresso, índice, expediente, fluxograma e resumo são diplomas e, portanto, tipos documentais.
Relatório de atividades, ata de reunião e boletim informativo são exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados nas instituições públicas brasileiras.