Questões de Concurso
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Quando se precisa elaborar um instrumento de descrição mais genérico, que contenha informações sobre todos os acervos existentes no arquivo, deve-se optar pelo guia.
O plano de destinação também pode ser reconhecido como um instrumento de descrição.
As ações educativas desenvolvidas em uma instituição arquivística ou em um setor de arquivo são tipicamente ações de difusão.
As versões mais modernas dos sistemas de protocolo não utilizam mais o campo assunto, devido aos problemas causados pela subjetividade no preenchimento desse campo.
Os documentos considerados sigilosos são recebidos pelos serviços de protocolo, mas devem ser enviados em envelope lacrado com a indicação da classificação de sigilo.
A expedição de documentos por uma empresa deve ser registrada pelo setor de protocolo da empresa
Distribuição e tramitação são sinônimos de uma mesma atividade, que é a do controle do envio do documento ao primeiro destinatário.
O registro do documento em um serviço ou sistema de protocolo exige a identificação de metadados para possibilitar o controle e posterior acesso a esse documento.
Em geral, é necessário mensurar massas documentais acumuladas em suporte papel pelo metro cúbico para, em seguida, transformar em metro linear, unidade de medida adequada a esse tipo de suporte.
A mensuração de ampliações fotográficas é feita por unidade, pelas dimensões e pela cromia.
O diagnóstico da situação arquivística envolve, fundamentalmente, coleta de informações qualitativas sobre o acervo e a sua guarda.
A identificação, que tem sido pensada como mais uma das funções arquivísticas, resume-se à verificação dos tipos documentais existentes no acervo.
Pode-se entender as tradições administrativas de uma organização como fator de inibição para funções de gestão de documentos.
A destinação final dos documentos de arquivo, que envolve a definição da eliminação ou guarda permanente dos documentos, está prevista na fase de produção do programa de gestão de documentos.
A gestão de formulários, correspondência, informes e diretrizes, o fomento a sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos são elementos do programa de gestão de documentos e fazem parte da fase de produção.
A ausência de funções de gestão de documentos nas organizações públicas brasileiras, principalmente aquelas relacionadas à classificação, avaliação e descrição, coloca-se como um entrave para o pleno acesso à informação no país.
De acordo com a legislação arquivística em vigor no Brasil, a Universidade de Brasília deve receber orientações do Sistema Nacional de Arquivos e não do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo.
O estabelecimento de um sistema arquivístico institucional prescinde de uma unidade político-administrativa com responsabilidade pela gestão dos documentos e dos arquivos.
O Sistema Nacional de Arquivo no Brasil, cujas versões caracterizaram-se pela centralização como modelo de configuração, começou a ser pensado desde a década de 1960, mas sua implementação ocorreu somente na década de 1990.
Os programas de gestão de documentos, assim como a política arquivística institucional, devem fazer parte do Sistema de Gestão de Documentos.