Questões de Concurso
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É adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma organização raramente consultados, uma vez que os órgãos que os produziram podem solicitá-los a fim de verificar possíveis irregularidades.
Arquivos com comprovantes de recolhimento das obrigações sociais de uma empresa, relativos ao ano em curso e frequentemente requisitados pelos órgãos fiscalizadores, são denominados arquivos correntes.
É adequado atribuir atividades de recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em uso aos empregados do setor de protocolo do arquivo de uma instituição.
Considerando-se que os comprovantes de matrícula dos alunos de uma instituição não estão sendo movimentados e podem ser eliminados após três anos de sua emissão, é correto inferir que eles devem ser mantidos em um arquivo transitório, denominado intermediário.
A definição da permanência de documentos em arquivos correntes e em arquivos intermediários ocorre em função da frequência de documentos acumulados; sendo assim, os documentos mais recentes devem ser mantidos em arquivos correntes e os mais antigos em arquivos intermediários.
Uma coleção de documentos manuscritos, reunida por uma pessoa, que contenha a história da origem do povoado de um município é denominada arquivo.
Os documentos de um arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e a essência da documentação não é o documento propriamente dito, mas sim a informação contida nele.
Conforme a terminologia arquivística, o arquivista é todo e qualquer empregado que atua com a manutenção de um acervo documental.
No arquivo de uma instituição, existe um sumário que possibilita a pesquisa de todos os documentos por temas, em ordem cronológica. De acordo com a terminologia arquivística, esse sumário é considerado um catálogo.
Acervo refere-se ao depósito de documentos, ou seja, o ato pelo qual esses documentos são colocados sob custódia de terceiros, sem que ocorra a transferência de posse.