Analise as assertivas e assinale a alternativa que aponta a(s) correta(s). A Arquivística é caracterizada por:

I. princípios e técnicas que devem ser seguidos na constituição, organização, gerência, desenvolvimento e utilização de arquivos.

II. aspectos legais e regulamentadores dos arquivos.

III. administração de arquivos.

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas. Assinale a alternativa que traz uma regra incorreta. 

Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: à administração e à história. Julgue as afirmativas seguintes.
I. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.
II. Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
III. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.
Pode-se afirmar que: 

Os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras. Leia as afirmativas a seguir, no tocante à classificação dos arquivos.
I. De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.
II. Quanto ao estágio de evolução dos documentos, ou seja, considerando as características dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados.
III. Quanto à extensão de sua localização (classificação utilizada para diferenciar os arquivos com relação ao local em que são instalados), eles podem ser setoriais ou centrais.
Pode-se afirmar que: 

Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertencem, de forma a facilitar sua localização, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos. Nesse ambiente, alguns conceitos devem ser de conhecimento do Assistente Administrativo.
Analise os conceitos a seguir.
I. Conjunto de todas as atividades que envolvem o controle dos documentos da instituição, desde a sua criação até o seu destino final (eliminação ou guarda permanente).
II. Conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
III. Conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta conceitos descritos. 

Com relação à numeração de folhas e de peças de um processo, analise as seguintes orientações:

1 - A capa do processo não será numerada.

2 - As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação no número, aposto no canto superior direito da página, recebendo a folha inicial o número 02.

3 - Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar.

4 - Quando houver páginas e espaços que não contenham informações, deve-se apor o carimbo “EM BRANCO”. Estão corretos os itens:

(Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo – AGU, 2010, pp. 68-69).

No recebimento de correspondências e documentos deverá ser verificado:
1 - Se estão dirigidos à autoridade competente, e se contém assinatura, data, nome e endereço do remetente.
2 - Tratando-se de servidor público, deve conter o cargo ou função, a lotação e a matrícula.
3 - Havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado.
4 - Quando referente a pedido de certidão, deve especificar o fim a que se destina e o endereço completo do interessado.
Estão corretos os itens:
(Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo – AGU, 2010, p. 42).

Espécie documental: “é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Bellotto, 2004). Os documentos de arquivo recebem classificações quanto à espécie. Memorandos, avisos, notificações, ofícios, notas, exposição de motivos, circulares, editais, mensagens etc. são classificados como atos:

Os instrumentos de pesquisa são ferramentas de descrição que completam o trabalho de um arquivo e têm a finalidade de propiciar acesso aos documentos, consulta e divulgação do acervo. Apresentam-se em vários formatos e possuem características próprias que atendem às necessidades dos pesquisadores. Eles se subdividem em básicos e auxiliares. Os básicos são:

Reunião de espécies documentais que se assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005). Tal definição encerra o conceito de:

O método ideográfico é um instrumento bastante utilizado no dia a dia da área administrativa. Empregado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto, esse método tem algumas subdivisões. Na organização por assunto, eles podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. E a ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita por outros dois métodos:

O arquivo intermediário é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo. Sobre ele, leia as afirmativas.

I. Nessa fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a frequência de uso já é bastante reduzida.

lI.Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.

III. Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a esse setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.

Pode-se afirmar que: 

Organizar o sistema de registro, de referência e de índice necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado; rever periodicamente os processos arquivados, dando adequação a cada um; preparar em arquivo a documentação relativa a cada Conselheiro do CRM-PI; estabelecer e manter em arquivo separado os projetos destinados à ordem do dia; e receber e registrar documentos, anexá-los, se necessário, distribuí-los e controlar sua movimentação interna são tarefas inerentes ao cargo de Assistente Administrativo. Leia as afirmativas a seguir.

I. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.

II. Os processos de envio de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento.

III. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. Mas é recomendável o prazo de 10 a 20 anos para o arquivamento de documentos na fase intermediária.

Pode-se afirmar que:

As informações contidas em um documento ajudam em sua adequada classificação no arquivo. Considere que seja solicitado ao Assistente Administrativo classificar um documento que requeira alto grau de segurança que só possa ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas a seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento, funcionalmente. Como ele deve classificá-lo, levando em conta seu grau de sigilo?

O método de arquivo que geralmente utiliza pastas sanfonadas com repartições, uma para cada dia, para acompanhar as atividades pendentes é chamado

[...]

Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir daí, começou-se agrupar documentos sistematizando em diferentes formas de acordo com as necessidades de suas atividades cotidianas.

[...]

Disponível em:<https://inspecaoescolarrj.files.wordpress.com/2011/05/i_jornda_administrativa_mc3b3duloiii_2009.pdf>.Acesso em: 10 jul. 2016.

A guarda e a conservação de documentos na escola estão associados especificamente

Para organização de seu arquivo de clientes, a empresa Alfa utiliza o método alfabético. Considere os clientes abaixo relacionados e indique a sequência em que devem ficar suas respectivas pastas.

1 – Tatiana Moura Rocha

2 – Carlos Santos Júnior

3 – Alberto Dias Neto

4 – Eliane Vasconcelos Silva

A organização dos arquivos correntes da UFMA e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, assinale a alternativa correta.

Sobre as normas e condutas para quem trabalha com arquivo, coloque (C) para as condutas corretas e adequadas e (E) para as condutas erradas e inadequadas. ( ) Usar luvas e máscaras quando estiver em contato com a documentação. ( ) Ao consultar documento avulso, tirá-lo do local e da ordem em que se encontra e não apoiá-lo sobre outro documento. ( ) Em hipótese alguma é permitida a circulação de pessoas estranhas nas dependências de guarda do acervo. ( ) Ao fazer anotações, deve-se depositar as folhas diretamente sobre a mesa; nunca escrever em cima de outros documentos. A ordem correta de cima para baixo é:

Estabeleça a relação entre conceitos e definições. 1 tabela de temporalidade 2 arquivo intermediário 3 data-limite 4 data cronológica ( ) Conjunto de documentos de uso não frequente, aguardando destinação final. ( ) Instrumento que determina os prazos para a eliminação ou guarda dos documentos. ( ) Refere-se ao dia, mês e ano de produção do documento. ( ) Identificação cronológica de um período através dos anos de início e de término de processos, dossiês, séries, fundos ou coleções. A numeração correta de cima para baixo é: