Segundo Bellotto (2006), o documento arquivístico de valor permanente é um bem cultural móvel e componente de patrimônio documental nacional. Esses documentos possuem direitos devidamente assegurados à sua integridade física. Os documentos, quando localizados em ambientes com oscilação de níveis de temperatura e umidade relativa, desenvolvem consequências de deterioração caracterizados por

No Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos Área-Meio e Área-Fim de Documentos, desenvolvido pelo Arquivo Público do Estado do Mato Grosso, a classe 800 é destinada à área de Segurança Pública, Justiça e Direitos Humanos. Sobre o Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, por meio de códigos pré-definidos, viabiliza a recuperação dos documentos.

( ) O Código de Classificação de Documentos facilita as atividades como avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso.

( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo auxilia na definição da organização física dos documentos arquivados.

( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo determina a validade dos documentos durante o seu ciclo de vida.

( ) O Código de Classificação de Documentos estabelece os critérios para eliminação dos documentos.

Assinale a sequência correta. 

Segundo Jardim (1987), a gestão documental perpassa por três etapas distintas: primeiramente pela _______________ , que envolve o desenvolvimento e/ou padronização dos documentos da instituição. Posteriormente, pela_______________ e_________________, caracterizadas pelo controle do fluxo documental e sua preservação. Por fim a __________________ , responsável pelo desenvolvimento do "sistema" de avaliação documental, o qual determina quais documentos possuem valores permanentes.

Assinale a alternativa que preenche correta e respectivamente as lacunas.

O Protocolo do Sistema de Arquivo da Secretaria de Segurança Pública do Mato Grosso é responsável pelo recebimento, registro, controle da tramitação e expedição de documentos dentro da instituição. A coluna da esquerda apresenta rotinas desenvolvidas nos Arquivos Correntes e a da direita, setores de atividades onde essas rotinas são desenvolvidas. Numere a coluna da direita de acordo com a da esquerda.

1 - Fazer a leitura da correspondência e verificar a existência de antecedentes.

2 - Preparar e utilizar o sistema de protocolo ou fichas, em duas vias, anotando o número do protocolo, data da entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto.

3 - Receber a correspondência para envio (original e 3 cópias).

4 - Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a quando necessário.

( ) Registro e distribuição

( ) Expedição

( ) Arquivamento

( ) Recebimento

Assinale a sequência correta.

A Secretaria de Estado de Segurança Pública do Mato Grosso (SESP) iniciou a implementação de um suporte tecnológico que possibilita o monitoramento e o combate ao crime no estado, por meio de um banco de dados com 10.000 (dez mil) fotografias de criminosos. Em investigação, a Perícia Oficial e Investigação Técnica (POLITEC) identificou três impressões digitais de prováveis suspeitos na cena do crime. O Papiloscopista, ao verificar o sistema de banco de dados, notou que esse sistema utiliza o método alfabético para armazenamento de dados. A respeito do arquivamento nesse método dos nomes desses prováveis suspeitos, assinale a alternativa correta.

Os princípios arquivísticos norteiam as atividades desenvolvidas nos arquivos com o objetivo de buscar a integridade, a preservação documental e fornecer acesso à informação pela sociedade. Sobre princípios arquivísticos, analise as assertivas.

I - Proveniência (Respeito aos fundos): documentos recebidos ou produzidos pertencentes a uma área territorial devem permanecer na mesma região de origem, sendo vedada a sua dispersão.

II - Ordem Original: documentos recebidos ou produzidos devem ser mantidos e respeitados com sua ordem original.

III - Teoria das Três Idades: os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com sua vigência administrativa e frequência de consulta: idade corrente, intermediária e permanente ou histórica.

IV - Territorialidade: documentos recebidos ou produzidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, devem ser conservados juntos, segundo sua origem.

V - Unicidade: os documentos arquivísticos possuem caráter único segundo a forma, espécie ou tipo, de acordo com a função do contexto original.

Estão corretas as assertivas

Conjunto estruturado de representações mentais codificadas (símbolos, significantes) socialmente contextualizadas e passíveis de serem registradas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética, discos compactos etc.) e, portanto, comunicadas de forma assíncrona e multidireccionada (Silva e Ribeiro, 2002). O texto acima define:

A Associação dos Arquivista Brasileiros (AAB) criou o Comitê de Terminologia Arquivística, que definiu ideias e conceituou termos com o objetivo de estabelecer um vocabulário uniforme para a elaboração de um glossário arquivístico, patrocinado pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela UNESCO.

Considerando esse contexto, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) Arquivo: móvel destinado à guarda de documento.

( ) Arranjo: processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação (estrutural ou funcional) dos documentos em fundo na organização.

( ) Documentos: registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

( ) Índice: lista, pormenorizada, somente dos registros históricos e permanentes.

( ) Tabela de temporalidade: instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que determina o prazo em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos corrente e intermediário.

Assinale a sequência CORRETA.

Sobre os conceitos de fidedignidade e de autenticidade do documento eletrônico arquivístico, assinale a alternativa INCORRETA.

“Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deve atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos” (PAES, 2012).

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Velette (1973) como a teoria das três idades dos arquivos (PAES, 2012).

Analise as afirmativas a seguir sobre organização arquivística.

1. Arquivo de primeira idade ou ____________________, constituído de _______________ em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os recebem e os produziram.

2. Arquivo de segunda idade ou __________, constituído de _______________ que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos ____________________ que os receberam ou produziram podem ainda solicitá-los.

3. Arquivo de terceira idade ou ___________, constituído de ___________ que perderam o _____________ de natureza administrativa que se conservam em razão do seu valor __________ ou documental.

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas das afirmativas anteriores.

Correspondência Oficial é a comunicação entre os órgãos do serviço público ou autárquico, na troca de informações de interesse comum ou das partes. A linguagem da correspondência oficial difere da linguagem da correspondência empresarial ou comercial, não somente por seu conteúdo e finalidade, mas principalmente por obedecer aos princípios de impessoalidade, de uniformidade e de formalidade.

Assinale a alternativa CORRETA que apresenta características da correspondência oficial:

I. Ausência de impressões individuais de quem comunica.

II. Impessoalidade de quem recebe a comunicação.

III. Caráter impessoal do próprio assunto tratado.

IV. As comunicações oficiais nem sempre devem ser formais.

Estão CORRETAS:

O protocolo trabalha por processo. Assim, a partir do recebimento da correspondência, deve-se, inicialmente, separar a correspondência oficial da correspondência particular para poder, primeiramente, distribuir a correspondência:

A implantação da gestão eletrônica de documentos e a microfilmagem devem ser orientadas com foco na garantia do processo de atualização, interrupção do processo de deterioração e eliminação do risco de perda do acervo. Para isso, recomenda-se praticar backup, microfilmagem, distribuição de documentos, além de:

Em conformidade com as melhores práticas da Arquivologia, apoiar as atividades cotidianas é a razão para se conservar os documentos correntes, que possuem valor primário em seu nível:

Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos. Estas serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e do(a):

Considerando-se a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos fosse realizada dentro dos padrões e normas internacionais, o Brasil resolveu adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO:

A legislação brasileira define que documentos não devem ser eliminados sem um critério que garanta os procedimentos adotados. Em consequência, órgãos que não tenham elaborado suas próprias tabelas de temporalidade só poderão eliminar documentos de interesse mediante constituição de comissões de avaliação, submetendo suas propostas ao(à):

Documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos específicos que podem ser comprovados. Oferecem, assim, a segurança de que não haverá mudança ao longo do processo e, por isso, a sua característica é a:

Após análise e avaliação dos documentos acumulados em arquivo, devem-se estabelecer os prazos de guarda e determinar os que precisam ser eliminados. Além disso, selecionar os que serão recolhidos ao arquivo permanente por apresentarem valor:

Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, como decorrência do exercício de atividades específicas, assim como por pessoa física. Já, os documentos de uma entidade produtora, ou custodiadora, são reconhecidos como: