A digitalização é dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental. Antes do inicio do projeto de digitalização, pressupõe-se que o tratamento arquivístico dos documentos, a avaliação e a seleção dos conjuntos documentais a serem digitalizados já tenham sido desenvolvidos e que o acervo arquivístico selecionado tenha sido previamente higienizado, identificado e organizado (arranjo, descrição e indexação). Sobre o tema, analise as seguintes afirmativas.

I. A fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se identificar o menor caractere (linha, traço , ponto, mancha de impressão) a ser digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua legibilidade na versão digital.

II. Para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, devem-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos à integridade física do original.

III. O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas instalações das instituições detentoras do acervo documental, evitando-se seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio. 

IV. Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais, como fundos/coleções ou séries. No entanto, é possível digitalizar itens documentais isolados, devido a frequência de uso, estado de conservação ou alto valor intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem, entretanto, descontextualizá-los do conjunto a que pertencem.

Pode-se afirmar que:

Preservação de documentos é o conjunto de medidas adotadas visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados em um arquivo. Na conservação dos documentos, vários elementos devem ser evitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradação. Sobre medidas e cuidados com a preservação dos documentos, considere os seguintes itens.

I. Deve-se evitar a entrada de água, fogo ou luz no ambiente de arquivo, pois esses elementos tendem a danificar os documentos.

II. A limpeza do ambiente, sempre que possível, deve ser feita a seco (aspirador de pó) ou com a utilização de panos úmidos nas estantes e no chão.

III. Deve-se evitar a utilização de saliva ou umedecedor de dedos ao passar as páginas dos documentos.

IV. Ao fazer anotações nos documentos, como o código de classificação, por exemplo, deve-se utilizar lápis.

V. Os objetos metálicos, como clipes, grampos e colchetes, devem ser evitados por provocar a oxidação do papel. Quando necessária a juntada de folhas para formar um processo ou documento, é indicada a utilização de clipes ou colchetes plásticos.

VI. Colas e fitas adesivas também devem ser evitadas, por provocar manchas irreversíveis no documento, produto de sua alta acidez. Na restauração de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidade arquivística (sem acidez) adequadas a essa tarefa.

Quantos dos itens apresentados estão corretos?

Quanto à classificação dos arquivos, leia as seguintes afirmativas.

I. Arquivos históricos são aqueles que têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, como, por exemplo, os arquivos médicos e os de radiologia.

II. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

III. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

IV. Segundo a natureza da entidade a que estão vinculados, os arquivos podem ser ativos e inativos.

Pode-se afirmar que:

A produção, na gestão de documentos, refere-se à:

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação dos documentos e tem como objetivos:

A alta taxa de acidez (pH – íons de Hidrogênio) presente nos documentos prejudica a durabilidade do papel produzindo seu amarelamento, a auto degradação e o corte da fibra de celulose. A escala varia de pH 1 (acidez máxima) a pH 14 (alcalinidade máxima). Assinale a alternativa que apresenta o pH – íons de Hidrogênio neutro:

Entre as atividades de restauração, assinale a resposta que corresponde à utilização de agentes biológicos:

O processo de restauração de papel mediante a adição de fibras celulósicas é conhecido por:

Os métodos de arquivamento dividem-se em duas classes (métodos básicos e métodos padronizados) e integram dois grandes sistemas resultando três sistemas de arquivamento. Qual dos sistemas, a seguir, utilizam-se de instrumentos de pesquisa na recuperação do documento, como índice ou um código?

Pela Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que ocorrem nas fases correntes e intermediárias. Qual das alternativas apresenta a sequência correta?

A organização e administração de arquivos compreende 4 etapas, sendo elas de forma sequencial:

A primeira edição da Norma Internacional de Registro de autoridade Arquivista a para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR-CPF) foi desenvolvida pela Comissão ad-hoc de Normas de Descrição do Conselho Internacional de arquivos (CIA) entre 1993- 1995, sendo publicados em 1996 e tem como objetivo:

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), em relação à organização de documentos, o protocolo é o serviço encarregado:

I. Do recebimento e do registro.

II. Da classificação e da distribuição.

III. Do controle da tramitação.

IV. Da expedição.

Quais estão corretas?

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), o método alfabético moderno de arquivamento, de uso direto, que pode ser facilmente aumentado, de acordo com a necessidade, e que consiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o que auxilia a localização e o manuseio, denomina-se método:

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Nessa atividade é realizado o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. Além disso, é analisado o gênero dos documentos; as espécies de documentos mais frequentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação, etc. Essa atividade é conhecida como:

Relacione a propriedade dos documentos de arquivo respectivamente com a terminologia adequada:

I - Os documentos de arquivo são produzidos para atender determinadas demandas e “trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem”.

II - Os documentos de arquivo são acumulados “de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas”, o que “os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”.

III - “Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”.

IV - Cada documento de arquivo “assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”.

V - Os documentos de arquivo “estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade”.

Considerando os conceitos a seguir, assinale V (verdadeiro) ou F (falso) em cada afirmativa.

( ) Arquivos correntes são conjunto de documentos que estão em tramitação ou não e, pelo seu valor primário, são objeto de consultas frequentes pela entidade que os produziu, a quem compete a sua administração.

( ) Arquivos permanentes são responsáveis pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento.

( ) Arranjo é uma sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

( ) Eliminação consiste na destruição de documentos que, na avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade, foram considerados sem valor permanente.

A sequência correta é