Por definição arquivo é um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação. Tendo pelo menos três funções, faça relação entre a coluna 1 e coluna 2:

Coluna I 

I- Armazenagem.

2- Integridade.

3- Conservação.

Coluna 2

( ) classificar o documento a ser arquivado.

( ) conservar o conteúdo do documento.

( ) conservar o documento.

A coluna 2 é corretamente preenchida através da sequência:

Os documentos podem ser classificados quanto ao seu ciclo vital (Teoria das Três Idades), Arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente. O arquivo de primeira idade é constituído por documentos em curso ou que são consultados frequentemente, conservados em lugares ou dependências próximas e de fácil acesso. Observando as características desse tipo de documento, qual será o modo ou método de arquivamento mais viável? 

Com o objetivo de melhor utilizar, guardar e conservar os documentos, faz-se necessário o conhecimento sobre o arquivo, que consiste na reunião de documentos conservados, visando a sua utilização futuramente, podendo, ainda, afirmar que:

Assinale a alternativa que apresenta o documento de valor jurídico que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes; Isso tudo de acordo com uma pauta, ou "ordem do dia", previamente divulgada, sendo geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento: 

Analise as características apresentadas nos itens abaixo para um tipo de documento administrativo:

I. Documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma situação de direito, de que temos conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e situação.

II. Diz por escrito, afirmando ou negando, que determinada coisa ou algum fato referente a alguém corresponde à verdade e assim responsabilizar-se, ao assinar o documento.

III. Geralmente fornecido por alguém que exerce posição de cargo superior ou igual ao da pessoa solicitante.

IV. O papel deve conter carimbo ou timbre da entidade que o expede.

Assinale a alternativa que apresenta o documento administrativo correspondente às características apresentadas:

O setor de protocolo deve ser considerado o portal de entrada e de saída dos documentos de uma entidade. A etapa de expedição da atividade de protocolo é caracterizada por: 

O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. O método utilizado para se localizar um documento que necessita anteriormente de consulta a um índice ou a um código é denominado: 

Sobre a organização e administração de arquivos, assinale a alternativa correta:

A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a  obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais. Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto:

Assinale a alternativa INCORRETA no que diz respeito à legislação sobre gestão de arquivos e normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). 

A Gestão de Documentos é um importante tema abordado pela Arquivologia. Conforme Souza (2002), os documentos tratam de informação registrada em um suporte decorrente do cumprimento de uma atividade, apta para consulta, estudo ou pesquisa, refletindo as diversas tarefas das quais são decorrentes. Assinale a alternativa que apresenta a principal finalidade dos documentos.

De acordo com o Decreto nº 4.073/2002, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, são considerados arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I. Produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
II. Produzidos por empresas da iniciativa privada quando atuantes em sistemas de consórcios.
III. Produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente.
IV. Produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista.

Quais estão corretas? 

Arquivamento é a atividade de guardar os documentos de forma sistemática e organizada para futuras pesquisas, buscas e consultas, e também para a sua organização. Assim, todo arquivo deve apresentar precisão e segurança. Os arquivos públicos podem ser correntes, intermediários e permanentes. Relacione os tipos de arquivo com a característica apropriada, associando a Coluna 1 à Coluna 2.

Coluna 1

1. Correntes.

2. Intermediário.

3. Permanente.

Coluna 2

( )São documentos que aguardam longos prazos de precaução até sua destinação final que é a eliminação ou guarda permanente.

( ) São os documentos em curso, com frequentes pesquisas e consultas, pois atendem às finalidades de sua criação.

( ) São documentos que já cumpriram sua finalidade, porém devem ser preservados para consultas, pesquisas e também pelo seu valor probatório e histórico.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

O Sistema Nacional de Arquivos – SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. Em relação à eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública, por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, assinale a alternativa INCORRETA.