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Arquivos se classificam quanto à sua natureza, sendo que a classe de arquivos especiais tem sob sua guarda documentos de tipos diversos e, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação, etc. São considerados exemplos de arquivos especiais:
A Resolução Nº 48 do Conselho Nacional de Arquivos estabelece diretrizes e orientações aos órgãos e às entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos quanto aos procedimentos técnicos a serem observados no processo de digitalização de documentos públicos ou privados, e define que, de acordo com o Decreto n° 10.278/2020, é imprescindível que a instituição que deseja adotar os procedimentos de digitalização no âmbito da aplicação regulamentada precisa possuir, no mínimo:
Delmas (2015) define a Diplomática como:
De acordo com o Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro 1996, que regulamentou a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências, o microfilme é:
Segundo Sousa (2014), são conceitos relacionados ao processo classificatório:
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) estabelece diretivas para a descrição de documentos arquivísticos, é compatível com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF), e tem como objetivo facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional. A norma prevê a existência de oito áreas, são elas:
Desde meados do século XIX, o Respeito aos Fundos tem sido considerado o princípio básico da ciência arquivística. Por “Fundos”, entende-se:
O E-Arq Brasil (2022) define Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos como sendo:
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DIBRATE), Encapsulação é:
Os instrumentos de gestão decorrentes dos processos de Classificação e Avaliação documental são respectivamente:
O chamado "controle de multicópias" refere-se às medidas implementadas para evitar a criação excessiva e descontrolada de cópias de documentos. Esse controle é importante para evitar redundância, facilitar a localização dos documentos e otimizar o uso de recursos. Algumas estratégias eficientes para o controle de multicópias incluem: políticas de cópias, uso de cópias digitais, controle de impressão e compartilhamento de documentos.
Julgue o excerto apresentado e assinale a alternativa correta:
Sobre os chamados documentos ultra-secretos, é correto afirmar que:
Durante o Levantamento de Acervo, podemos afirmar que o campo Estado de Conservação deve:
Considere as afirmativas relacionadas à produção e utilização de documentos apresentadas a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:
(__)Durante a produção de documentos, é essencial adotar boas práticas de redação e revisão, garantindo qualidade e consistência das informações registradas.
(__)A produção de documentos é um processo que envolve várias etapas, desde o seu descarte até a sua geração de valor.
(__)A utilização de documentos envolve a decisão sobre o que fazer com eles ao final de sua vida útil, sendo que a escolha de preservação permanente ou eliminação definitiva é feita a partir de dados objetivos.
Assinale a alternativa com a sequência correta:
Um profissional especialista altamente capacitado foi contratado por uma empresa para esclarecer uma questão de natureza técnico-científica. Para tanto, ele coletou provas, analisou dados e produziu de um laudo técnico. Tal atividade exigiu grande rigor metodológico e imparcialidade. Podemos afirmar que o profissional em questão fez uma:
Esta fase diz respeito à capacidade de localizar e disponibilizar documentos de forma eficiente. É essencial fazer uma indexação adequada dos documentos, aplicar técnicas de busca, como palavras-chave, filtros e lógicas operacionais, e desenvolver interfaces de pesquisa amigável. Além disso, é importante garantir o acesso controlado, com a definição de políticas de privacidade, restrições de acesso e proteção da informação sensível.
O excerto apresentado faz referência à chamada:
A classificação e a descrição de documentos são atividades essenciais na Arquivologia. A classificação consiste em agrupar os documentos de acordo com critérios mantidos, como a proveniência, a temática ou a função. Isso facilita a organização e a recuperação dos documentos. Uma descrição envolve a elaboração de instrumentos de pesquisa, como inventários, catálogos ou guias, que fornecem informações sobre o conteúdo e a localização dos documentos. A descrição arquivística deve seguir determinadas normas e padrões, como o Dublin Core, sendo este:
A automação aplicada aos arquivos tem se mostrado uma solução eficiente para a gestão da informação e preservação da memória institucional. Nesse sentido, o ________ é um processo controlado que permite a gestão de fluxos de trabalho, incluindo a tramitação de documentos. O sistema permite a definição de fluxos de trabalho específicos, com a possibilidade de automatização de tarefas e monitoramento de prazos.
Assinale a alternativa que corretamente completa a lacuna no excerto:
A gestão adequada de documentos é essencial para garantir a eficiência e a transparência nas atividades organizacionais. Sobre esse assunto, julgue as sentenças a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:
(__)A implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) pode facilitar o acesso, permitindo pesquisas, visualização e compartilhamento de documentos de forma controlada.
(__)No contexto administrativo, os documentos podem ser categorizados em três tipos: correntes, associativos e futuros.
(__)A tramitação dos documentos refere-se ao seu fluxo dentro da organização, o que inclui o encaminhamento, recebimento, análise, aprovação e distribuição para as partes interessadas.
Assinale a alternativa com a sequência correta:
Os códigos e planos de classificação de documentos são estruturas que permitem a organização e a categorização sistemática dos documentos em uma instituição. Sobre esse assunto, assinale a alternativa correta:
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