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(BRASIL, 1991.)
Constitui-se em objetivo da gestão documental:
I. Existem documentos que devem ser armazenados por tempo indefinido. No entanto, boa parte das documentações apresenta uma validade de armazenamento determinada.
II. Enquanto estiverem dentro da validade jurídica, há uma obrigação legal de mantê-los íntegros. Esse fato é mais uma prova da importância do arquivamento de documentos.
III. Na hora de elaborar os índices, deve-se anotar num bloco de notas à parte o prazo de validade do documento, seja no arquivo físico ou digital.
Assinale
I. A entrega e o recebimento de documento é um ato que necessita de certa formalidade para que sua comprovação possa ser realizada caso isso seja necessário.
II. O melhor método para realizar tal comprovação é a emissão de um protocolo por escrito onde devem constar os dados de quem entrega e de quem recebe os referidos documentos.
III. Apesar do termo usual protocolo, esse comprovante também pode receber o nome de termo, recibo ou declaração, sendo que todos terão o mesmo teor e a mesma finalidade, com alteração apenas na denominação.
Assinale
Em relação aos arquivos permanentes, julgue o item.
Um arquivo permanente tem como fim reunir,
conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta
dos documentos oficiais, de uso não corrente, ou
seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar
acessíveis documentos não correntes, que possam
tornar‑se úteis para, por exemplo, fins administrativos
e pesquisas históricas.
A respeito de protocolo e tipologia documental, julgue o próximo item.
O setor de protocolo é o responsável por receber, autuar,
classificar e distribuir toda a documentação que irá circular
no órgão, mas o controle da movimentação dos documentos
a partir da entrada compete a outro setor.
Tipo ou tipologia documental é a configuração que uma espécie documental assume de acordo com a atividade que a gerou e com a sua função.