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• Elaborar memorando da Secretaria de Obras à Secretaria de Meio Ambiente, solicitando informações técnicas sobre o impacto ambiental de uma nova estrada vicinal; • Elaborar ofício ao Ministério da Saúde, solicitando o envio de insumos médicos para atendimento emergencial em comunidades rurais;
• Elaborar carta comercial de agradecimento a uma empresa privada que realizou doação de equipamentos escolares ao município; e
• Revisar uma ordem de serviço que apresenta linguagem informal e ausência de clareza nos objetivos.
Com base na situação hipotética e nos princípios que regem a redação oficial e comercial, analise as afirmativas a seguir.
I. O memorando deve ser redigido com linguagem impessoal, objetiva, concisa e direta, respeitando a hierarquia administrativa entre os órgãos emissores e destinatários.
II. O ofício deve conter identificação do signatário, vocativo adequado à autoridade destinatária e linguagem formal, clara e objetiva.
III. A carta comercial pode utilizar linguagem coloquial e expressar sentimentos pessoais do remetente, por ser um documento informal, mesmo se tratando de comunicação institucional.
IV. Ao revisar uma ordem de serviço, torna-se necessário dar prioridade à clareza, padronização e precisão das instruções, bem como a conformidade com os princípios da linguagem oficial.
Está correto o que se afirma apenas em
I. Os documentos expedidos são devidamente registrados em livro ou sistema eletrônico próprio, com identificação do número do documento, data de expedição, destinatário e assunto.
II. As correspondências são encaminhadas diretamente pelas secretarias responsáveis, sem necessidade de controle centralizado pela seção de expedição.
III. A conferência da assinatura da autoridade competente e da correção dos dados do destinatário é realizada antes da postagem da correspondência.
IV. Não há necessidade de manter cópia arquivada dos documentos expedidos, pois o envio original ao destinatário é suficiente para registro administrativo.
Com base nas boas práticas de gestão documental e nas rotinas administrativas de expedição de correspondência no setor público, está correto o que se afirma apenas em
I. A gestão de documentos digitais segue os mesmos princípios da gestão de documentos físicos, devendo assegurar o gerenciamento integrado de todos os documentos da instituição, independentemente do formato ou do suporte em que estejam registrados.
II. O gerenciamento de arquivos digitais deve incluir, eventualmente, a verificação dos dados armazenados e implementar trilhas de auditoria apenas nos sistemas informatizados críticos.
III. Nos documentos confidenciais, diferentemente dos demais, deve haver aplicação do carimbo digital de tempo, bem como de marcas d’água digitais.
Está correto o que se afirma em:
I- O formato digital oferece vantagens para a gestão de documentos, como a rapidez na recuperação de documentos de arquivo.
II- A capacidade de reprodução e a proliferação de cópias associadas ao formato digital facilitam a identificação de uma versão completa ou final de um documento arquivístico digital.
III- A facilidade de distribuição da informação pelas redes digitais favorece o exercício de direitos autorais.
IV- Documentos arquivísticos digitais são suscetíveis a vírus, falhas, acessos e alterações não autorizadas e à obsolescência tecnológica.
É CORRETO o que se afirma apenas em:
I.Os documentos de primeira idade caracterizam-se pela consulta frequente para tomada de decisões, permanecendo fisicamente próximos aos usuários e mantendo valor administrativo primário.
II.Os documentos de segunda idade apresentam consulta ocasional para referência administrativa, sendo transferidos para depósitos especializados, onde aguardam cumprimento de prazos de guarda.
III.Os documentos de terceira idade adquirem valor secundário permanente devido à relevância histórica, probatória ou informativa para pesquisa, sendo recolhidos para preservação definitiva.
É correto o que se afirma em:
Na gestão do protocolo administrativo, as etapas de processamento documental devem seguir ordem lógica que assegure controle efetivo e rastreabilidade completa dos documentos institucionais. A sequência operacional que garante maior eficiência no fluxo protocolado é:
I.Adoção de convenção padronizada para nomenclatura de arquivos utilizando elementos identificadores consistentes como data, código classificatório e descrição sintética do conteúdo.
II.Implementação de hierarquia lógica de pastas organizadas por critérios funcionais, temporais ou temáticos que facilitem a navegação e localização posterior dos documentos.
III.Utilização exclusiva de formatos proprietários específicos para maximizar funcionalidades avançadas de edição e garantir compatibilidade total com sistemas operacionais mais recentes.
É correto o que se afirma em: