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A classificação alfabética dos documentos de arquivo é indicada para aqueles conjuntos documentais formados por dossiês.
O primeiro princípio de classificação é o princípio da proveniência.
A sequência para a organização dos documentos consiste em classificação, ordenação e, arquivamento.
O instrumento adequado para a classificação de documentos de arquivo é o código de classificação de documentos ou plano de classificação.
O principal elemento a ser considerado no momento da classificação de um documento de arquivo é a expedição ou o recebimento do documento.
A classificação de documentos de arquivo é realizada após a aplicação da tabela de temporalidade de documentos.
O método de codificação de documentos de arquivo é conhecido como classificação facetada.
A correspondência particular que chega ao protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao seu destinatário.
As atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente, embora sejam distintas, devem funcionar de forma integrada.
A tramitação de documentos pelos vários setores do órgão, bem como o registro da situação e a elaboração dos despachos em cada ponto de tramitação são responsabilidades dos servidores do protocolo.
Fase de produção é a etapa do programa de gestão de documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração.
Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utilização do programa de gestão de documentos.
A fase intermediária é prescindível na implementação do programa de gestão de documentos.
Fatores como o tipo de papel utilizado na produção de um documento de guarda permanente são definidos na fase de produção do programa de gestão de documentos.
O programa de gestão de documentos é precedido pela existência de uma política de tratamento dos arquivos na instituição.
São deveres do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, tais como instrumentos de apoio à cultura e ao desenvolvimento científico.
De acordo com a legislação vigente, caso cessem definitivamente as atividades de uma universidade federal, os documentos a ela pertencentes deverão ser entregues ao Ministério da Educação ou ao Ministério da Ciência e Tecnologia.
As ações de gestão de documentos de determinada universidade federal devem ser pautadas pelas orientações emanadas pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da administração pública federal.
A eliminação de documentos de arquivo de uma universidade federal deverá ser autorizada pelo Arquivo Nacional.
Os documentos de arquivo considerados de valor permanente são imprescritíveis e inalienáveis, de acordo com a legislação arquivística.