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Realizando o levantamento da produção documental, a instituição poderá obter dados relacionados aos documentos produzidos por suas unidades e diagnosticar problemas existentes na gestão de documentos.
Na construção de prédio para arquivo é recomendada a construção subterrânea, tendo em vista o peso do acervo.
Na organização dos documentos iconográficos, especificamente das fotografias, a organização deverá ser realizada do particular para o geral.