“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planeja mento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.”

Considerando o texto apresentado, marque a alternativa que apresenta as três fases da gestão de documentos 

Relacione adequadamente as atividades de classificação e avaliação aos seus respectivos objetivos e/ou benefícios.

1. Classificação. 2. Avaliação.

( ) Controle do trâmite.
( ) Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos.
( ) Reduzir a massa documental acumulada.
( ) Recuperação do contexto original de produção dos documentos.
( ) Organização lógica e correto arquivamento de documentos.
( ) Liberar espaço físico.  

A sequência está correta em  

“Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas, arquivos e museus, é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística, isto é, daqueles materiais livres de quaisquer impurezas, quimicamente estáveis, resistentes, duráveis.”

(CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000. (Projeto Como fazer, 5), p. 26. Disponível em: http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf5.pdf.)

A respeito dos materiais de qualidade arquivística, sabe-se que suas características, em relação aos documentos onde são aplicados, distinguem-se pelas seguintes propriedades, EXCETO:

“A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no SIGAD.”

(Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. 1.1. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/earqbrasil2011.pdf.)

Considerando o trecho apresentado, analise as afirmativas.

I. A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD informando quem operou, a data e a hora, e as ações realizadas.
II. A trilha de auditoria formaliza a captura do documento dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa.
III. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade.
IV. A trilha de auditoria serve para prevenir a perda de documentos.

Estão corretas as afirmativas

“Instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.” (Bernardes, 2008, p. 36.)

O instrumento de gestão de documentos definido anteriormente é o(a)

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