Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

(http://www.portaldosecretariado.com.br)

Considerando o texto acima indicado, assinale a alternativa que contém o nome do instrumento de pesquisa.

A administração do tempo é um critério essencial para o trabalho de qualquer profissional. No caso do secretário executivo, ela é imperativa para a preparação e a organização de reuniões e agendamento de compromissos. O avanço da tecnologia popularizou o uso do correio eletrônico (e-mail), que é um instrumento de grande ajuda. No programa MS Outlook, por exemplo, além de permitir a transmissão de mensagens e documentos, há um recurso que identifica as mensagens e as associa a itens relacionados, como anotações, tarefas pendentes, contatos ou eventos de calendário semelhantes. Trata-se de:

Segundo a Lei nº 7.377/85, são atribuições do Secretário Executivo:

I. coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.

II. interpretação e sintetização de textos e documentos; e redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;

III. taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro.

IV. versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa.

V. registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; e conhecimentos protocolares.

Está correto o que se afirma em:

Tendo em vista a Lei nº 7.377/85 (com alterações feitas pela Lei nº 9.261/96), que dispõe sobre a atividade de Secretário e dá outras providências, leia as afirmativas seguintes.

I. O exercício da atividade de Secretário Executivo, com as atribuições previstas na Lei, será permitido ao profissional legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei.

II. É considerado Secretário Executivo o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas na Lei.

III. Todo profissional de secretariado, inclusive com registros como assessora, assistente, auxiliar administrativo, deve ter seu registro junto à antiga Delegacia Regional do Trabalho (DRT), atual Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE).

Pode-se afirmar que:

Os líderes empresariais descobriram que a ética passou a ser um fator que agrega valor à imagem da empresa. Eis a razão da crescente preocupação, entre os empresários, com a adoção de padrões éticos para as suas organizações. Sem dúvidas, os integrantes dessas organizações serão analisados por meio do comportamento e das ações por eles praticadas, tendo como base um conjunto de princípios e valores.

Sabino e Rocha (2004) afirmam: “Ética, hoje, é valor agregado, cobrança de mercado, exigência de qualidade, garantia de produto e serviço e possibilidade de futuro das empresas”. Sobre tal afirmação, podemos deduzir que:

O Código de Ética do Profissional de Secretariado estabelece, entre outros, os direitos dos Secretários e Secretárias, que são listados a seguir, com exceção de um. Assinale-o.

Segundo o Código de Ética do Profissional de Secretariado, constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários, exceto:

As distorções na comunicação durante um atendimento telefônico pode ter diferentes razões. Assinale a alternativa que apresenta um fator que contribui para uma adequada comunicação telefônica.

Carla trabalha como recepcionista em uma empresa e, após algum tempo, começa a atender ligações com conteúdo sigiloso, relativo a grandes contratos que serão fechados pela diretoria. Ao ter conhecimento de tais informações, ela as transmite a outro grupo que se beneficiará do conteúdo.

Ao fazer isso, Carla violou o segredo profissional, um crime previsto no art. 154 do Código Penal Brasileiro, que diz:

O desfecho para as comunicações oficiais possui o objetivo de marcar o fim do texto e de saudar o destinatário. Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior usa-se:

Segundo as normas de Redação Oficial, é preciso se atentar para não cometer erros. Assinale a alternativa em que ocorre um desses erros.

Tipo de documento em que se registram as ocorrências de uma reunião, assembleia ou convenção. A pessoa responsável por lavrar ou redigir este documento não pode deixar espaços onde se possa, mais tarde, alterar o texto original. Caso haja algum erro durante a descrição, o redator deve escrever “digo” e fazer, logo em seguida, a devida correção. Tal documento denomina-se:

Agrega o melhor das tecnologias Analógica e Digital e ainda implementa a tecnologia VolP, permitindo interligar filiais e reduzindo o custo, já que, depois de configurada, ela escolhe a rota de menor curso para ligar, dependendo de cada tipo de chamada. Tal descrição refere-se a qual tipo de PABX?

A comunicação empresarial, para ser clara e precisa, necessita de um organograma bem planejado para que a mensagem não seja prejudicada. Dentre os modelos de canais de comunicação, existe um em que a comunicação é feita entre indivíduos de mesmo nível hierárquico. Trata-se da comunicação denominada:

Lidar com clientes exige alta dose de dedicação, cortesia e bom relacionamento, para que as pessoas se sintam satisfeitas e devidamente atendidas. Um bom atendimento, entretanto, requer conhecimento sobre sua clientela e acerca do que ela precisa, além de manter contato frequente para que a relação seja alimentada. Analise as afirmativas seguintes.

I. Fortalece o relacionamento entre clientes.

II. Aumenta a confiança dos clientes.

III. Maior captação de oportunidade de negócios.

Sobre a necessidade de ter sempre o cadastro telefônico atualizado, é correto o que se afirma em: 

O _______ é o conjunto de documentos que implicam responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessária ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos com a finalidade de análise, informações e decisões.

A lacuna é corretamente preenchida por:

Leia as seguintes definições referentes aos sistemas de PABX.

I. Todas as ligações internas e a maioria das ligações para fora da empresa são feitas pelos usuários de ramais.

II. Terminais de onde saem e entram as ligações telefônicas.

III. Aparelho que impede a realização de ligações interurbanas.

IV. Só realizam ligações internas.

V. Meio pelo qual se efetuam as ligações entre ramais e linhas-tronco.

As definições correspondem, respectivamente, a:

Uma empresa sólida é uma instituição que apresenta resultados, produtos de alta qualidade, trabalha com processos ágeis e possui uma equipe competente. Tudo isso não pode ser alcançado sem que a matéria-prima principal de uma empresa esteja bem: as pessoas. O trabalho em equipe é fundamental para o sucesso do trabalho e, também, no âmbito pessoal. Trabalhar em um lugar onde as pessoas se relacionam bem é fundamental para qualquer um. Sobre o tema, leia as afirmativas a seguir.

I. Cada membro da equipe deve manter um controle específico das suas atividades, registrando os dados a partir de um padrão próprio, a fim de dar exclusividade às suas ações e aos seus resultados.

II. Estabelecer objetivos e funções para que se saiba o propósito do trabalho e qual será o papel de cada um.

III. Mostrar empatia, educação e respeito aos colegas é algo simples e essencial para uma boa fluidez nos trabalhos em equipe.

São atitudes que objetivam a equipe harmoniosa:

Assinale a alternativa que apresenta uma característica de um comportamento defensivo.

O(a) recepcionista trabalha diretamente com o público interno e externo e, portanto, precisa demonstrar diferentes competências e habilidades. Analise a seguinte situação:

Seu supervisor está em uma reunião importante e solicita que seja feita uma ligação urgente para um determinado cliente. Em seguida, você percebe que não possui o número do telefone do tal cliente, porém seu supervisor já está em reunião.

Assinale a alternativa que apresenta uma situação de proatividade e que demonstre um fator positivo para o relacionamento na empresa.