Questões de Concurso
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O gerenciamento eletrônico de documentos, conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação estruturada de um órgão ou entidade, pode ser dividido de acordo com as seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
A função principal das trilhas de auditoria de um sistema é, a partir de um conjunto de informações registradas, rastrear todas as intervenções feitas em um documento.
De acordo com a concepção arquivística pós-custodial, no ambiente eletrônico, os documentos devem permanecer sob o gerenciamento da instituição que os criou e devem continuar a ser tratados de acordo com o ciclo vital de documentos.
O documento digital é composto por: hardware, software e informação armazenada em um suporte.
A Infraestrutura de Chaves Públicas no Brasil (ICP-Brasil) define procedimentos para a realização de dois serviços complementares de certificação digital com algoritmos de criptografia assimétrica: assinatura digital e criptografia de sigilo.
Na microfilmagem de documentos arquivísticos, o uso de logotipo e identificação do projeto de microfilmagem é proibido, mesmo que tenha sido realizado por meio de patrocínio, convênio ou intercâmbio.
Um bom serviço de informática visa estabelecer uma organização arquivística e garantir uma adequada avaliação e seleção do acervo documental.
Ao utilizar a técnica micrográfica para preservar documentos históricos, há que se garantir a produção de, pelo menos, três filmes: filme original em sais de prata, matriz a ser reservada para sempre; uma cópia (filme de segunda geração), em prata, positivo, para fazer reproduções; e outra, em prata, diapositivo, para consulta e leitura local.
A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local é vedada por lei.
A utilização da técnica micrográfica para a reprodução dos documentos de caráter permanente visa eliminar os documentos originais e ampliar a possibilidade de uso da informação pelos pesquisadores.
Os documentos microfilmados que apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.
Denomina-se microfilme de substituição o microfilme que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.
Para a preservação de documentos históricos, recomenda-se a utilização de filmes de sais de prata, nos quais a camada fotossensível é composta de halogenetos de prata, permitindo reproduções mais duráveis.
O estudo de usuários em arquivos, apesar de não ser usual, é fundamental para se compreender os perfis dos usuários e das pesquisas por eles realizadas.
Segundo a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística — ISAD (G) —, processos relacionados à descrição permitem instituir controles intelectuais necessários para tornar confiáveis, autênticas, significativas e acessíveis as descrições que serão mantidas ao longo do tempo.
O guia é o instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, e sua apresentação obedece a uma ordenação lógica que pode refletir ou não a disposição física dos documentos.
O estabelecimento de uma política de descrição arquivística depende do estabelecimento de uma eficiente política pública arquivística.
A classificação dos documentos deve refletir a organização e as funções/atividades do(s) órgão(s) que os produziram.
Para Schellenberg, as coleções naturais e os arquivos são termos que não podem ser usados indistintamente porque dizem respeito a documentos que são comumente oriundos da mesma fonte e reunidos concomitantemente com as ações a que se referem.
O arranjo documental se baseia em dois métodos, estrutural e funcional, e sua aplicação tem gerado controvérsias na literatura e na prática arquivística. Contudo, observa-se, tanto na literatura internacional quanto nacional, que não há a adoção de um método puramente estrutural ou funcional.