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A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos.

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Na sociedade da informação, verifica-se a convergência de tecnologias específicas para um sistema altamente integrado. O contínuo processo de convergência entre os diferentes campos tecnológicos resulta da sua lógica comum de produção da informação em que todos os utilizadores podem contribuir, exercendo um papel ativo na produção do conhecimento. 

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Os bancos de dados distribuídos, no contexto da tecnologia da informação, consistem em dois ou mais arquivos localizados no mesmo sites. O banco de dados é armazenado em um computador específico, localizado no mesmo local físico dos seus usuários.

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Uma espécie documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais em função da sua data de criação. 

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O ciclo de vida dos documentos é também conhecido como “Teoria das Três Identidades”. 

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A atividade-fim é o conjunto de atividades que uma instituição desenvolve para o desempenho de suas atribuições específicas, independentemente da missão ou da visão do órgão a qual pertence. 

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O ciclo de vida dos documentos é a sequência de fases pela qual passam os documentos, iniciando quando são criados (eliminação ou guarda permanente) até a sua destinação final (produção / criação). 

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A criação de documentos é um procedimento de encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, para a guarda permanente ou para a eliminação.

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A capacidade de penetração dos efeitos das novas tecnologias, na sociedade da informação, diz respeito à influência que os meios tecnológicos exercem na vida social, econômica e política da sociedade.

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Os itens em um banco de dados relacional são organizados como um conjunto de tabelas com colunas e linhas. No contexto da informática, a tecnologia de banco de dados relacional fornece a maneira mais eficiente e flexível de acessar informações estruturadas.

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O assunto é o conteúdo informacional de um documento, e um mesmo tipo de documento apenas pode ser associado a um único assunto.