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A extinção de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos significa que ele deve ficar inacessível.
O grau de sigilo ultrassecreto de documentos pode ser estabelecido por servidores civis com cargo de direção nos órgãos e entidades da administração pública federal.
A desclassificação dos documentos no grau confidencial é automática depois de transcorrido o prazo estabelecido pela legislação em vigor.
O documento considerado sigiloso somente pode ser exibido, de forma reservada, por determinação do presidente da República.
O pleno acesso às informações contidas nos documentos de arquivo é limitado por razões de segurança da sociedade e do Estado, e em respeito à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
A classificação em um dos graus de sigilo de um grupo de documentos que forme um conjunto deve ser a mesma do documento classificado com o mais alto grau de sigilo.
A compreensão da composição de uma série documental é facilitada pelo emprego da tipologia documental na classificação de documentos de arquivo.
Por meio da análise tipológica, verifica-se se, na constituição do fundo de arquivo e de suas subdivisões, os conjuntos não estão sendo dispersos.
É dispensável considerar o contexto de criação do documento na análise tipológica de um documento de arquivo, dado que se trata de elemento não constitutivo do documento, externo a ele.
A planta baixa pode ser considerada uma tipologia documental por se tratar de um documento não diplomático informativo.
A instrução normativa, considerada um tipo documental, consiste em orientação emitida por diretor de órgão público para a execução de atos normativos.
As fotografias que apresentam qualidade técnica inferior são consideradas documento de valor imediato.
Segundo T. R. Schellenberg, os valores de prova e de informação estão vinculados ao valor primário dos documentos.
A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha conhecimento de seu teor.
O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.
Conforme disposto no PLC 40/2010, a categoria dos documentos sigilosos compreende os identificados como ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados.
Os serviços educativos, como forma de ação conjunta dos arquivos e dos estabelecimentos de ensino, consistem na adoção de atividades envolvendo, por um lado, os arquivistas e os documentos do acervo, e, por outro lado, os alunos e os professores.
As exposições reais, que podem ser categorizadas em permanentes, temporais e itinerantes, constituem um recurso adotado pelas instituições arquivísticas para a difusão dos acervos.
Por ocasião das visitas guiadas aos arquivos, o público pode conhecer os locais de trabalho dos arquivistas e os depósitos dos documentos.
Entre os fatores determinantes para a etapa de recolhimento dos documentos, incluem-se a frequência de utilização e o respeito às condições físicas dos documentos.