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Trecho do plano de classificação criado e utilizado pela USP:
A ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1 ESTABELECIMENTO DE POLÍTICAS E DIRETRIZES PARA A ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1.01 Regulamentação de atividades de administração geral e organização da Universidade
NE Regulamentação produzida pela Universidade
A1.02 Avaliação Institucional
Trecho do plano de classificação criado e utilizado pela USP:
A ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1 ESTABELECIMENTO DE POLÍTICAS E DIRETRIZES PARA A ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1.01 Regulamentação de atividades de administração geral e organização da Universidade
NE Regulamentação produzida pela Universidade
A1.02 Avaliação Institucional
O protocolo possui várias atividades e rotinas.
As rotinas para colocar na capa do processo o carimbo do protocolo e proceder à distribuição para as unidades correspondem às operações de:
A gestão de documentos tem suas atividades distribuídas em fases.
Entre essas fases, a que inclui as atividades de controle do trâmite dos documentos é a de:
Os documentos, de acordo com sua temporalidade, podem ter:
(1) guarda eventual;
(2) guarda temporária;
(3) guarda permanente.
Tendo isso em mente, relacione os assuntos a seguir com os respectivos prazos de guarda.
( ) representação judicial de atuação em contencioso
( ) relação com a imprensa
( ) progressão funcional
( ) gratificação natalina
A sequência correta é:
Considere o seguinte extrato de um exemplo de classificação:
3 – Diretoria Administrativa e Financeira
3.3 – Gerência Administrativa e de Recursos Humanos
3.3.1 – Departamento de Pessoal
O referido exemplo foi elaborado com base no método:
Em uma instituição, uma determinada atividade é realizada utilizando três formulários com duas cópias cada. Cabe julgar se esse processo pode ser otimizado de forma a gerar menos documentos.
Essa atividade é prevista na gestão de documentos na fase de:
De acordo com a teoria das três idades, os documentos passam de uma idade para a outra durante o seu ciclo vital.
O critério que deve ser adotado para definir os estágios da evolução dos arquivos e a sua passagem de uma idade para a outra é o(a):
As idades dos documentos exigem alguns procedimentos específicos para cada uma delas.
A(s) idade(s) que exige(m) que, para ela(s), sejam feitos instrumentos de busca é(são):
Considere a dissolução da Assembleia Constituinte de 1823 como exemplo de um ato político administrativo do século XIX. Em torno do acontecimento, pode ser gerada uma variedade de materiais que, em conjunto, contribui para a composição da memória e do patrimônio cultural. São alguns exemplos:
I. documentos parlamentares e decreto de D. Pedro I;
II. análises impressas em forma de livros ou artigo.
Os exemplos citados são considerados, respectivamente, documentos de:
Documentos públicos com a mesma problemática jurídica têm a mesma estrutura.
Os documentos estatuto, atestado e despacho são classificados quanto à problemática jurídica, respectivamente, como:
Nesse sentido, assinale a alternativa que apresenta corretamente a classificação por valor do documento.
I. O princípio arquivístico da proveniência refere‑se ao entendimento de que o arquivo preserva sua originalidade / caráter único, respeitando‑se seu contexto de elaboração.
II. Migração é uma ação de preservação digital em que se realiza a transferência recorrente de documentos digitais de uma configuração de hardware e / ou software para outra superior e subsequente.
III. O método ideográfico numérico unitermo, muito utilizado, preconiza que, uma vez numerado o documento, a próxima ação é a sua análise para que se componha a ficha índice desse documento.
Estão corretas as afirmativas
Nesse contexto, analise as afirmativas a seguir.
I. Pode‑se realizar a alusão que o arquivo possui três idades, arquivo corrente, intermediário e permanente: jovem, maduro e ancião, respectivamente.
II. A descrição de uma função dos arquivos deve possuir os seguintes atributos – ser objetiva no sentido de especificar, coerente na composição junto ao assunto, e oportuna, fazendo‑se útil para informar quem a lê.
III. Mínima intervenção, inserção de materiais de qualidade assegurada e possibilidade de remoção e retratabilidade posterior são princípios que devem ser obedecidos para a ação do descarte de documentos.
Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)
I.O método de arquivamento geográfico é especialmente adequado para organização de prontuários de pacientes atendidos pelo Consórcio, permitindo a recuperação eficiente de informações a partir da origem territorial do usuário, facilitando a elaboração de relatórios epidemiológicos regionalizados e o compartilhamento de informações com as secretarias municipais de saúde.
II.O método cronológico, quando utilizado como principal critério de ordenação de processos administrativos, apresenta limitações significativas para recuperação temática da informação, devendo ser complementado por instrumentos auxiliares como índices ou sistemas informatizados que permitam recuperação por outros atributos como assunto, interessado ou número de processo.
III.A adoção do método alfanumérico para codificação de documentos, combinando letras e números em sistema preestabelecido, proporciona maior flexibilidade na classificação documental e facilita a integração entre sistemas físicos e digitais, especialmente em estruturas complexas como consórcios públicos que gerenciam documentos de diferentes naturezas e procedências.
IV.O método por assunto, embora ofereça vantagens para agrupamento lógico de documentos relacionados à mesma temática, apresenta elevado grau de subjetividade quando não baseado em um plano de classificação documental previamente estruturado e um vocabulário controlado que padronize a terminologia utilizada na indexação.
V.A ordenação puramente numérica de documentos, por sua objetividade e simplicidade, é sempre preferível em instituições públicas, independentemente da natureza dos documentos, pois elimina ambiguidades na localização e permite crescimento ilimitado das séries documentais sem necessidade de reorganização.
É correto o que se afirma em:
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