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A organização de arquivos, como em qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Observe as etapas expostas:
⋅ analisar o gênero dos documentos.
⋅ analisar as espécies de documentos mais frequentes.
⋅ analisar os modelos e formulários em uso.
⋅ analisar o volume e estado de conservação do acervo.
Fonte: Secretaria Escolar: Organização e funcionamento. Disponível em: https://inspecaoescolarrj.wordpress.com/wp-content/uploads/2011/05/i_ jornda_administrativa_mc3b3dulo-iii_2009.pdf
Essas atividades são requeridas em qual fase do arquivamento de documentos? Assinale a alternativa CORRETA.
O padrão da indústria adotado pelos arquivos PDF para arquivamento de documentos digitais é o
Imagine que uma pessoa trabalha em uma repartição pública responsável pela organização e preservação de documentos importantes. Durante uma auditoria, foi solicitado que todos os documentos fossem organizados utilizando diferentes métodos de arquivamento. Sua tarefa é escolher o método mais adequado para cada situação apresentada a seguir. Relacione as situações com os métodos de arquivamento correspondentes:
Coluna 1 − Situações
1. Agrupar os registros de reuniões por ordem de data, para facilitar o acompanhamento cronológico dos eventos.
2. Organizar os prontuários de funcionários por seus nomes, visando um acesso rápido às informações pessoais.
3. Arquivar relatórios por número de identificação único, garantindo rastreabilidade individual.
4. Classificar documentos relacionados às filiais da empresa, distribuídas por estados e cidades diferentes.
5. Separar propostas comerciais conforme os temas abordados, como marketing, vendas e logística.
Coluna 2 − Métodos de Arquivamento
(__) Cronológico.
(__) Numérico.
(__) Geográfico.
(__) Por Assunto.
Marque a alternativa que apresenta a sequência correta:
Sobre as práticas adequadas de encaminhamento e distribuição de correspondências e documentos, analise as afirmativas abaixo e indique V (Verdadeiro) ou F (Falso):
(__) O registro de entrada e saída das correspondências é essencial para garantir rastreabilidade e segurança no processo.
(__) A triagem das correspondências pode ser dispensada em casos de grande volume de documentos, desde que todos sejam distribuídos aos setores solicitados.
(__) O encaminhamento das correspondências deve ser feito de forma criteriosa, assegurando que os documentos cheguem aos destinatários corretos no menor tempo possível.
(__) Protocolos de entrega são recomendáveis para assegurar o controle e a comprovação do recebimento de documentos.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:
I. O arquivamento alfabético é amplamente utilizado em arquivos de pessoas físicas e jurídicas, pois organiza os documentos com base no nome do autor ou do assunto, facilitando a pesquisa por ordem alfabética.
II. O arquivamento cronológico organiza os documentos de acordo com as datas de produção ou recebimento, sendo ideal para registros temporais, como correspondências e documentos periódicos.
III. O arquivamento por assunto ou classificação temática agrupa documentos com base em temas ou áreas de conhecimento, permitindo uma consulta eficaz quando o usuário tem um assunto específico em mente.
Dentre as afirmações apresentadas está correto o que se afirma em:
(__)O editor pode trabalhar diretamente com os arquivos do cartão de memória sem precisar organizá-los, pois os softwares modernos gerenciam automaticamente a estrutura de pastas e metadados.
(__)Os arquivos de cache gerados pelo software de edição são equivalentes aos arquivos brutos, podendo substituí-los sem comprometer a qualidade final do vídeo.
(__)A organização prévia das mídias em pastas específicas, como "Footage" e "Áudio bruto", facilita a localização e o gerenciamento dos arquivos no software de edição.
(__)O uso de nomenclaturas padronizadas para os arquivos, como "Cena01_Take03.mp4", contribui para um fluxo de trabalho mais organizado e minimiza erros na edição.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:
I.A organização e categorização dos arquivos digitais são desnecessárias, pois ferramentas de busca sempre localizam qualquer documento rapidamente.
II.A realização de backups periódicos, a definição de uma estrutura padronizada de armazenamento e a adoção de medidas de segurança, como criptografia e controle de acesso, são fundamentais para a preservação dos arquivos digitais.
III.A manutenção de arquivos digitais é menos importante que a de arquivos impressos, pois documentos digitais não estão sujeitos a degradação com o tempo.
Diante das afirmações apresentadas, marque a alternativa correta:
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