Todo documento tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, pois existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devam criar e usar uma Tabela de Temporalidade. Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomados de acordo com o tipo de documento em questão. Relacione a primeira coluna com a segunda de acordo com as definições correspondentes e assinale a alternativa correta.

(1) Assunto

(2) Prazo de Guarda

(3) Fase corrente

(4) Fase intermediária

(5) Destinação Final

( ) Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa.

( ) Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.

( ) Representa o tempo em anos que um documento ficará arquivado.

( ) Os documentos de uma instituição devem ser organizados pela hierarquia de atividades e funções. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.

( ) Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. Pode-se classificar o método básico de arquivamento em:

I. Alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome);

II. Geográfico (principal elemento: local ou procedência);

III. Numérico (principal elemento: número);

IV. Ideográfico (principal elemento: assunto).

É correto o que se afirma em

Os arquivos devem ser desenvolvidos de maneira simples, fácil e que atenda às necessidades da empresa, portanto não existe o melhor método. A secretária deve escolher a forma de arquivamento, segundo as necessidades da empresa. O princípio básico do arquivo deve ser o da simplicidade e da organização. Assinale a alternativa que não condiz com as melhores práticas de arquivamento.

A unidade responsável pelo gerenciamento das informações do corpo discente de uma universidade é normalmente um setor onde tramita uma expressiva quantidade de documentos. Fernanda, estagiária desse setor, identificou um grande número de documentos arquivados no local que não eram mais necessários à realização das atividades da unidade. Ela propôs ao chefe da unidade reorganizar o arquivo, deixando no setor apenas os documentos que estão tramitando ou que ainda podem ser consultados. A proposição de Fernanda está baseada na classificação de arquivos

Paulo foi transferido para o setor de arquivo de uma Universidade. Antes do seu efetivo exercício no novo setor, ele foi convidado a fazer um curso de capacitação em Noções de Arquivos. No primeiro dia de curso, o instrutor assegurou-lhe corretamente que

As instituições devem organizar os documentos produzidos e recebidos no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação. Para tanto, é preciso utilizar um código de classificação de documentos de arquivos. Nas organizações públicas, utiliza-se uma classificação decimal que serve para

“Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. O texto acima define:

Analise as seguintes afirmativas sobre as definições relativas aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo previstos na Portaria Interministerial MJ/MPOG Nº 1.677/2015.

I. Juntada por apensação é a união em caráter temporário de processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, à instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e a servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.

II. Termo de desentranhamento é o conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a retirada de folha(s) de um processo que foram anexadas indevidamente ao mesmo.

III. Tramitação é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

A partir dessa análise, pode-se concluir que estão corretas as afirmativas:

Os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal devem observar algumas diretrizes nas relações entre si e com o cidadão, tais como a presunção de boa-fé e a utilização de linguagem simples e compreensível, evitando o uso de siglas, jargões e estrangeirismos. Com relação ao atendimento público prestado ao cidadão, em conformidade com a legislação de referência do Poder Executivo Federal, analise as assertivas abaixo: I – Os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal que necessitarem de documentos comprobatórios de regularidade de situação do cidadão, atestados, certidões ou outros documentos comprobatórios que constem em base de dados oficial da administração pública federal deverão obtê-los diretamente do respectivo órgão ou entidade. II – Os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal poderão exigir do cidadão a apresentação de certidões ou outros documentos expedidos por outro órgão ou entidade do Poder Executivo Federal, no caso de comprovação de antecedentes criminais. III – A juntada de documento, quando decorrente de disposição legal, poderá ser feita por cópia autenticada, mediante conferência com o documento original. Sobre as assertivas acima, pode-se afirmar que:

Na Administração Pública existe a necessidade de organizar os arquivos de forma ordenada, para facilitar, entre outras ações, o gerenciamento dos processos em trâmite ou os já tramitados. Um processo constitui o conjunto seqüencial de ações que tem por objetivo atender uma solicitação ou emitir uma decisão. Um processo pode receber informações, pareceres, anexos e despachos que são tramitados em conjunto, ou seja, os documentos formam um processo e seguem para tramitação. Há um ação pela qual um documento passa a constituir um processo, que visa dar forma processual aos documentos que requeiram análises, informações e decisões. Também existe uma rotina que consiste na união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Trata-se, respectivamente, dos seguintes procedimentos de gestão de documentos:

 Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta. I. A correspondência recebida será entregue no protocolo de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal para posterior distribuição. II. Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. _________________ é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta. I. Os insetos causam danos de grande intensidade aos acervos. Essa ação destrutiva é maior nas regiões de clima tropical. II. O arquivo deve controlar a umidade e temperatura do ambiente, de acordo com a documentação mantida em seu acervo. Normalmente a umidade ideal gira em torno de 85% e a temperatura 30°

A preservação de documentos é o conjunto de medidas adotadas visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados em um arquivo. Os elementos físicos que são considerados nessa conservação são os relacionados abaixo, exceto o que está na alternativa: