Especificamente, os arquivos de instituições públicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judiciárias ou legislativas, são classificados em três espécies:

Os arquivos são classificados em três tipos: ativo, inativo e morto. Nesse sentido, relacione a Coluna 1 à Coluna 2 quanto a sua classificação.

Coluna 1

1. Ativo.

2. Inativo.

3. Morto.

Coluna 2

( ) Onde estão guardados documentos que nunca ou pouquíssimas vezes são consultados. Apesar da condição desse tipo de arquivo, não deve ser considerado depósito de lixo.

( ) Armazena documentos com pouca frequência de uso. Uma boa opção para esse tipo de arquivo, quando há grande quantidade de documentos, é a microfilmagem, cujo processo de reprodução fotográfica reduzida atinge 95% do tamanho original do documento.

( ) Guarda documentos que são utilizados com muita frequência, documentos em processo de conclusão e, também, do ano letivo.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Organização e Simplicidade apresentam em comum o princípio básico do arquivo, que pode ser classificado como corrente, intermediário ou permanente. Desta forma, sobre o trabalho de arquivamento da secretária, é correto afirmar que:

Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, entre outros. Na GED, o Capture é uma ferramenta essencial pois normalmente extraímos dados de documentos, registros e conteúdos para efeito de indexação e, com isso, garantirmos sua localização. Com essa perspectiva, assinale a alternativa correta.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) representa um conjunto de ferramentas capaz de armazenar, localizar e recuperar documentos, em qualquer formato, gerenciando o ciclo de vida da informação desde sua criação até o seu descarte, sem prejuízo do controle de confidencialidade das mesmas. Diante desta premissa, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F) nas lacunas correspondentes.

( ) O ideal é adquirir um sistema de GED que atenda às necessidades da empresa com um custo viável, para tal será necessário realizar um projeto de implantação, para definir, de forma personalizada, os pressupostos funcionais que o software escolhido deverá ter, de acordo com o custo orçado.

( ) Em seu sentido mais amplo, a GED significa assegurar acesso pleno aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos da instituições e das pessoas.

( ) A implantação da GED também dependerá de um estudo cuidadoso acerca da infraestrutura em tecnologia da informação disponível na empresa, para utilizá-la de forma conjugada com os softwares ligados, a fim de que possa atender adequadamente às necessidades dos seus usuários.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

O método geográfico é aquele utilizado quando os documentos possuem sua organização através do local. Ou seja, ele é usado quando a empresa escolhe classificar os documentos através de seu local de origem. Diante disto, analise as afirmativas.

I. No método geográfico os documentos são organizados por estado ou país; eles devem ser ordenados alfabeticamente.

II. No método geográfico as cidades de um mesmo estado ou país sempre são postas em ordem alfabética.

III. No método geográfico, as capitais devem aparecer sempre no início da lista, isto porque elas são mais procuradas e possuem uma maior quantidade de documentos.

Assinale a alternativa correta.

Sobre os métodos de arquivamento mais utilizados, assinale a alternativa correta.

Segundo A Associação de Arquivistas Brasileiros, arquivo tem a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. Toda empresa tem uma grande demanda de papéis que devem ser arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre outros. Estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se possa achá-los com extrema facilidade. Nesse sentido assinale a alternativa incorreta.

Com relação aos exercícios ativos, é exemplo de aparelho para exercícios aeróbios:

Os arquivos são instrumentos cheios de vida e informação. Desde sua produção até o seu destino final passa por fases que podem ser a eliminação ou a guarda permanente. Na Arquivologia, tem-se a “Teoria das três idades” conhecida por dividir os documentos em 3 tipos ou estágios ou ciclos, de acordo com o seu tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento. Assinale abaixo quais são essas três fases, ou ciclos ou estágios pelos quais os arquivos passam e que caracterizam a referida teoria:

Abaixo estão descritos Princípios Arquivísticos. Assinale a alternativa que define corretamente o PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE:

A Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser definida como o conjunto de princípios, conceitos e técnicas a ser observado no estudo do arquivo que deve orientar a produção, organização, guarda, preservação e utilização de documentos. A lei nº 8.159/1991 normatiza a política nacional de arquivos públicos e privados e, em seu Art. 1º, dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. Sobre o tema, assinale a alternativa FALSA:

Para facilitar o manuseio e localização dos documentos, utiliza-se uma classificação segundo os grupos, famílias e subfamílias. Marque a alternativa que abrange os grupos de compras e vendas: 

A palavra arquivo é de origem grega Archêion, que significa documento. (NEIVA e D´ELIA, 2014). De acordo com as autoras, são tipos de arquivo: 

Teórico da diplomática clássica responsável pela primeira obra a emitir regras para o juízo dos documentos sem o objetivo puramente prático-jurídico de verificar a autenticidade de diplomas visando à legitimação de direitos e privilégios:

Quanto às políticas públicas arquivísticas, assinale a alternativa correta.

Código pré-estabelecido pelo órgão para organização dos documentos: 

Quanto ao estudo de uso e usuários da informação em arquivo, assinale com V as alternativas verdadeiras e com F as falsas.
(__) É a sociedade, são as suas entidades, os seus cidadãos, que determinam o uso dos arquivos: como, por que e para que eles serão instrumentos. (__) Um serviço de informação centrado no usuário explicita institucionalmente seus objetivos de atender às necessidades de informação deste. (__) Os estudos de usuários podem exercer forte papel nesse processo, mas delimita e reconhece apenas as necessidades informacionais dos usuários de arquivos, a partir do momento que se dá a interação entre os elementos envolvidos. (__) Os processos de transferência e uso da informação em seus diversos matizes não constituem um dos cernes da contemporaneidade.
A sequência correta de cima para baixo é:

Quanto aos níveis de descrição da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade), assinale a opção correta:

Quanto à digitalização arquivística de documentos, assinale a alternativa correta.