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( ) Possibilitam a preservação adequada de documentos e arquivos importantes. ( ) Possibilitam a otimização do processo de busca por informações. ( ) Possibilitam a redução do acúmulo desnecessário de dados digitais e também de papel.
A alternativa que apresenta de forma CORRETA a classificação das afirmações acima é:
Julgue o item.
Validade legal, segurança, acesso fácil e rápido e
confidencialidade das informações são benefícios da
microfilmagem.
Julgue o item.
No método de arquivamento alfabético, primeiramente
devem ser escritos os nomes individuais e, logo após, os
prenomes.
Julgue o item.
No caso de documentos particulares e sigilosos, o
protocolo deve separá-los e encaminhá-los para os
destinatários.
As atividades de protocolo desenvolvem-se nas fases do arquivo corrente, do arquivo intermediário e do arquivo permanente.
A respeito de protocolo e arquivo, julgue o item.
As atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente são integradas, com vistas à racionalização de tarefas comuns. As atividades dos arquivos correntes são divididas em quatro setores: protocolo; expedição; arquivamento; e destinação.
A única característica que distingue os arquivos é o caráter orgânico, que liga um documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos que quando em conjunto.
A respeito de protocolo e arquivo, julgue o item.
A posição em que são dispostos os documentos, e não a
forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento
(horizontal ou vertical). No tipo horizontal, os
documentos são dispostos um atrás do outro,
permitindo sua rápida consulta.
Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
Julgue o item.
No caso de documentos particulares e sigilosos, o
protocolo deverá adotar uma rotina especial, já que
estes só podem ser abertos pelo destinatário.
O protocolo controla o recebimento e a
distribuição (entrega), seja por meio de um livro de
protocolo ou de um sistema próprio para isso.
Julgue o item.
Expedição é a entrega dos documentos aos setores por
onde os documentos começarão a tramitar.
Normalmente, é feita no mesmo dia em que se deu
entrada aos documentos no órgão ou, no máximo, no dia
seguinte, para que assuntos que exijam urgência não
sejam prejudicados por ficarem parados no setor de
protocolo.
Julgue o item.
Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo
no momento de sua entrada, a fim de identificar seus
assuntos. Isso implica a abertura dos envelopes que
chegam lacrados. O setor de protocolo pode, portanto,
abrir a correspondência e identificar os dados de todos
os documentos para efetuar o registro.
Julgue o item.
Segundo o princípio da cumulatividade, os arquivos
refletem a estrutura, as funções e as atividades da
entidade produtora/acumuladora, em suas relações
internas e externas.
Julgue o item.
Conforme o princípio da proveniência ou do respeito aos
fundos, é correto afirmar que o fundo fechado não
recebe acréscimos de documentos, porque chegou ao
seu limite de recebimento.
Analise os termos abaixo, relacionados a expedição de correspondências:
1. CEP é a sigla usada para o código de endereçamento postal
2. AR é sigla usada para o aviso de recebimento
3. Destinatário é a pessoa a quem se destina a correspondência
4. Malote é um serviço que permite a entrega expressa de correspondências
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
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