Questões da Prova Quadrix - 2016 - CRA-AC - Assistente Administrativo

Estruturas organizacionais são todos os aspectos da organização formal e abrangem divisão do trabalho, especialização e hierarquia. São definidas na estratégia organizacional, pela gerência, diretoria ou qualquer outro conceito que seja ligado ao conceito de “alta cúpula da organização”. A figura ilustra uma estrutura organizacional linear, sobre a qual são feitas as seguintes afirmativas.

I. As principais características desse tipo de estrutura são a hierarquia e a unidade de comando. O poder de decisão sobre tudo depende do alto escalão.

II. Esse tipo de estrutura é indicado para pequenas empresas, tanto pela fácil operacionalização como pela economia de sua estrutura simples.

III. Uma vantagem da estrutura linear é a fácil implantação e uma desvantagem é a menor velocidade na tomada de decisões.

Pode-se afirmar que:

“É a exposição escrita na qual se descrevem fatos verificados mediante pesquisas ou se historia a execução de serviços ou experiências.”

“Narração ou descrição ordenada e mais ou menos minuciosa daquilo que se viu, ouviu ou observou.”

“Exposição dos principais fatos colhidos por comissão ou pessoa encarregada de estudar determinado assunto.”

As três definições acima conceituam o que é um relatório. Sobre sua estrutura e suas partes integrantes, leia as afirmativas.

I. Índice: é a enumeração de leis, questionários, estatísticas, que se acrescentam a um relatório como esclarecimento ou documentação, sem dele constituir parte essencial. É enumerado com algarismos arábicos, seguidos do título.

II. Sumário: é a apresentação concisa do texto, destacando os aspectos de maior importância e interesse. O conteúdo é apresentado em forma de texto reduzido.

III. Ilustrações: segundo a ABNT, são consideradas ilustrações os desenhos, esquemas, fluxogramas, fotografias, gráficos, mapas, organogramas, plantas, quadros, retratos. A identificação aparece na parte inferior, precedida da palavra designativa, seguida de seu número de ordem de ocorrência no texto, em algarismos arábicos, do respectivo título e/ou legenda explicativa de forma breve e clara, dispensando consulta ao texto, e da fonte.

Pode-se afirmar que:

Em geral, os relatórios são escritos com os objetivos de divulgar os dados técnicos obtidos e analisados e de registrá-los em caráter permanente. Sobre eles, analise as seguintes afirmativas. I. Os relatórios podem ser classificados da seguinte forma: informativos, que abordam um problema ou situação e oferecem informações; reativos, abordando um problema, examinando as causas e as consequências e oferecendo sugestões; e conclusivos, que contemplam um problema ou situação e oferecem conclusões. II. Os relatórios podem ser organizados por ordem de importância, sequencialmente ou cronologicamente. Quanto à sua estrutura, no quesito data, o mais comum é que se siga o padrão ofício e que a data seja registrada no início, abaixo da identificação do documento. III. Entre os tipos de relatórios, temos o Administrativo: que é a comunicação escrita submetida à apreciação de uma autoridade superior, geralmente ao término de um exercício, relatando a atuação administrativa. Costumam ser acompanhados de um documento de encaminhamento. Pode-se afirmar que:

A organização é fundamental no ambiente de trabalho. Além do arquivamento, os documentos precisam estar dispostos de forma a facilitar sua localização quando necessário. A figura a seguir ilustra uma pasta, bastante funcional e utilizada em arquivos e armários para guardar documentos, contratos e papéis. Trata-se da:

A eliminação de documentos arquivísticos digitais segue o mesmo processo dos documentos convencionais. No setor público, a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem de eliminação de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência, deverá ser publicada e, quando for efetivada a eliminação, será lavrado o termo de eliminação de documentos, segundo a legislação vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação. No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação. Mas, em ambos os setores (público ou privado), deve-se observar os seguintes procedimentos:

I. os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

II. a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

III. todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança (mantendo-se apenas as cópias de preservação), independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Pode-se afirmar que: