Questões da Prova INSTITUTO PRÓ-MUNICÍPIO - 2015 - ISGH - Recepcionista

Entre os meios de comunicação que podem ser utilizados em uma empresa está o PABX. Sobre suas características e funções, assinale as afirmativas abaixo com (V) verdadeiro e (F) falso.

( ) Entre as vantagens do uso está a função de realizar transferências de ligações internas, através de ramais, facilitando a comunicação nas empresas;

( ) Tem como finalidade facilitar exclusivamente a comunicação externa das empresas, permitindo transferências de ligações;

( ) Entre suas funções está a troca online de arquivos entre setores da empresa;

( ) Tem como uma de suas ferramentas a realização de vídeo chamada;

( ) Também conhecido como central telefônica;

( ) Necessário código de acesso para ouvir mensagens recebidas.

Diariamente as empresas lidam com um amplo volume de informações. Para aperfeiçoar a comunicação interna é necessário analisar o seu fluxo, entre os setores. Se o fluxo da comunicação dessas informações estiver ocorrendo de forma eficiente na empresa, o conhecimento está garantido. Segundo Ramos (1997), o fluxo de informação "é influenciado pela estrutura da organização que revela o seu circuito e as relações comunicacionais". Ramos dividiu o fluxo em três padrões: ascendente, descendente e horizontal. Analise as afirmativas.

I. O fluxo de comunicação ascendente parte do subordinado para o seu superior. Tem por objetivo o fornecimento de informações inerentes a empresa e/ou proporcionar feedback aos superiores;

II. O fluxo de comunicação descendente ou vertical é definido como a comunicação de cima para baixo. Segue do superior ao subordinado. Tem a finalidade de instruir, transmitir normas, informações institucionais, procedimentos, entre outros;

III. O fluxo horizontal é considerado aquele onde a comunicação ocorre entre indivíduos do mesmo nível hierárquico.

Por ser 'a linha de frente' da empresa, o (a) Recepcionista deve estar atento (a) a detalhes no atendimento. Analise as afirmativas:

I. É correto manter a formalidade, por mais descontraído que o cliente ou visitante seja. Evitar a utilização de gírias. Utilizar tom de voz moderado. Nunca dizer “alô" quando atender ao telefone;

II. O atendimento deve ser realizado como um diálogo e não como um monólogo, saber ouvir é fundamental. Olhar diretamente para a pessoa que está atendendo, isso demonstra interesse no atendimento;

III. Expressões afetuosas como “querido" ou “querida" são permitidas. Para evitar que a dicção seja prejudicada, o (a) Recepcionista deve evitar o consumo de balas ou chicletes, por exemplo;

IV. Para facilitar o atendimento, é correto ter sempre por perto papel, lápis ou caneta para anotar recados. Em situações difíceis, como um cliente exaltado na recepção, deve-se sempre manter a postura e o equilíbrio.