MALA DIRETA

No Word, a mala direta permite a criação de um lote de documentos personalizados para cada destinatário. Por exemplo, é possível criar uma carta modelo personalizada para tratar cada destinatário pelo nome. Uma fonte de dados, como uma lista, uma planilha ou um banco de dados, está associada ao documento e permite essa personalização. Os espaços reservados para as informações personalizadas, chamados de campos de mesclagem, informam ao Word onde o documento deve incluir informações da fonte de dados.

O usuário deve, inicialmente, trabalhar no documento principal no Word, fazendo a inserção de campos de mesclagem para o conteúdo personalizado que deseja incluir. Quando a mala direta estiver concluída, o documento de mala direta gerará uma versão personalizada para cada nome na fonte de dados.

FONTES DE DADOS

A primeira etapa para configurar uma mala direta é escolher a fonte de dados que o usuário usará para as informações personalizadas. As planilhas do Excel e as listas de contatos do Outlook são as fontes de dados mais comuns, mas qualquer banco de dados ao qual o usuário possa se conectar ao Word funcionará. Se o usuário ainda não tem uma fonte de dados, poderá digitá-la no Word, como parte do processo de mala direta.

O Word fornece ferramentas para incorporar os dados dos usuários nos seguintes tipos de documentos, por exemplo:

• Cartas que incluem uma saudação personalizada, permitindo que cada carta seja impressa em uma folha de papel separada ou mesmo;

• E-mail onde o endereço do destinatário é o único endereço na linha “Para”. O usuário poderá enviar o e-mail diretamente do Word;

• Envelopes ou etiquetas com nomes e endereços que provêm de uma fonte de dados.

Adaptado. Fonte: http://bit.ly/39dVHdb.

Pasta de trabalho do Excel

Na maior parte do tempo, provavelmente você desejará salvar suas pastas de trabalho do Excel no formato de arquivo atual (.xlsx). Mas, em algumas ocasiões, talvez seja necessário salvar uma pasta de trabalho em outro formato de arquivo, como o formato de arquivo de uma versão anterior do Excel, um arquivo de texto ou um arquivo PDF ou XPS. Basta ter em mente que sempre que você salvar uma pasta de trabalho em outro formato, parte de sua formatação, dos dados e dos recursos poderá não ser salva.

Para salvar uma pasta de trabalho do Excel em outro formato de arquivo, o usuário deve seguir as seguintes instruções:

1. Abra a pasta de trabalho que você deseja salvar.

2. Clique em “Arquivo” e, sem seguida, em “Salvar Como”.

3. Em “Locais”, escolha o local onde você deseja salvar a pasta de trabalho. Por exemplo, escolha “OneDrive” para salvá-la em seu local da Web ou “Computador” para salvá-la em uma pasta local, como em seus “Documentos”.

4. Na caixa de diálogo “Salvar como”, navegue até o local desejado.

5. Na lista “Salvar como tipo”, clique no formato de arquivo desejado. Clique nas setas para rolar até os formatos de arquivo que não estejam visíveis na lista.

6. Na caixa “Nome do arquivo”, aceite o nome sugerido ou digiteum novo nome para a pasta de trabalho.

ALGUNS FORMATOS DE ARQUIVO DO EXCEL

O Excel permite que uma pasta de trabalho possa ser salva em muitos formatos. Alguns deles estão descritos a seguir:

• Pasta de trabalho do Excel (.xlsx): este é o formato de arquivo baseado em XML padrão para o Excel 2007-2013. Não pode armazenar o código de macro do Microsoft VBA (Visual Basic for Applications) ou planilhas de macro do Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

• Pasta de trabalho do Excel (código) (.xlsm): este é o formato de arquivo habilitado para macro e baseado em XML para Excel 2007-2013. Armazena o código de macro VBA ou as planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

• Pasta de Trabalho Binária do Excel (.xlsb): este é o formato de arquivo binário (BIFF12) do Excel 2007-2013.

• Modelo (.xltx): este é o formato de arquivo padrão de um modelo do Excel para o Excel 2007-2013. Não pode armazenar o código de macro VBA ou as planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

• Suplementos do Excel (.xlam): este é o formato do suplemento habilitado para macro e baseado em XML do Excel 2007-2013. Um suplemento é um programa complementar que foi projetado para executar código adicional.

Adaptado. Fonte: http://bit.ly/2F6ZH1n.

FÓRMULAS DO EXCEL

No Excel, uma constante é um valor não calculado, que sempre permanece o mesmo. Por exemplo, a data 09/10/2008, o número 210 e o texto "Receitas trimestrais" são todos constantes. Uma expressão ou um valor resultante de uma expressão, não é uma constante. Se o usuário usar constantes na fórmula em vez de referências às células (por exemplo, =30+70+110), o resultado se alterará apenas se o usuário modificar a fórmula. Em geral, é melhor colocar constantes em uma célula individual, onde ela pode ser alterada facilmente se necessário, e só então referenciá-las nas fórmulas.

REFERÊNCIAS EM FÓRMULAS DO EXCEL

Uma referência identifica uma célula ou um intervalo de células em uma planilha e informa ao Excel onde procurar pelos valores ou dados a serem usados em uma fórmula. O usuário pode utilizar referências para usar dados contidos em partes diferentes de uma planilha em uma fórmula ou usar o valor de uma célula em várias fórmulas. O usuário também pode se referir a células de outras planilhas na mesma pasta de trabalho e a outras pastas de trabalho. As referências a células em outras pastas de trabalho são chamadas de vínculos ou referências externas.

O ESTILO DE REFERÊNCIA A1

Por padrão, o Excel usa o estilo de referência A1, que se refere às colunas com letras (coluna A, B, C, D etc.) e se refere às linhas com números (linha 1, 2, 3 etc.). Essas letras e esses números são chamados de títulos de linha e coluna. Para se referir a uma célula, o usuário deve inserir a letra da coluna seguida do número da linha. Por exemplo, B2 se refere à célula na interseção da coluna B com a linha 2.

Alguns exemplos simples permitem compreender claramente como funciona a lógica de referência no Excel:

• Para se referir à célula na coluna A e linha 10, o usuário deve usar: A10.

• Para se referir ao intervalo de células na coluna A e linhas 10 a 20, o usuário deve usar: A10:A20.

• Para se referir ao intervalo de células na linha 15 e colunas B até E, o usuário deve usar: B15:E15.

• Para se referir a todas as células na linha 5, o usuário deve usar: 5:5.

• Para se referir a todas as células nas linhas 5 a 10, o usuário deve usar: 5:10.

• Para se referir a todas as células na coluna H, o usuário deve usar: H:H.

• Para se referir a todas as células nas colunas H a J, o usuário deve usar: H:J.

• Para se referir ao intervalo de células nas colunas A a E e linhas 10 a 20, o usuário deve usar: A10:E20.

Adaptado. Fonte: http://bit.ly/39hTVrx.