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O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do programa de gestão de documentos.
Para preservar os documentos considerados de valor permanente, é importante produzi-los em papel com pH neutro e sem elementos metálicos.
Os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário contidos na tabela de temporalidade resultam da identificação do valor primário nos documentos de arquivo.
A classificação de documentos de arquivo é feita em instituições públicas ou privadas, com base em um instrumento universal de classificação.
A sequência adequada para a organização do documento de arquivo é o arquivamento, a ordenação e a classificação.
O documento de arquivo é classificado como recebido ou produzido, de acordo com seu estado de transmissão.
Um documento de arquivo enviado à ANTAQ deve ser distribuído ao setor de protocolo, onde recebe um despacho, e, em seguida, é encaminhado ao destinatário.
Em uma situação prática, o princípio de respeito aos fundos, é utilizado para se estabelecer a destinação final dos documentos, ou seja, se eles devem ser eliminados ou guardados permanentemente.
Ainda que tenham surgido novos suportes documentais, principalmente os documentos natodigitais, o conceito de arquivo mantém-se inalterado.
A ANTAQ, dada a sua natureza jurídica, está dispensada de seguir as disposições contidas na Lei de Acesso à Informação.
A digitalização de documentos de arquivo é dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.
A digitalização de documentos, de acordo com a legislação em vigor, permite a eliminação do original.
Os equipamentos utilizados para a captura digital de um documento arquivístico devem gerar um representante digital, independentemente da dimensão física e das cores do original.
Recomenda-se a digitalização dos conjuntos de documentos integrais, tais como fundos, coleções ou séries. No caso de itens isolados, a digitalização pode ser realizada dependendo da frequência de uso e do estado de conservação desses itens.
A aplicação da tabela de temporalidade gera, necessariamente, um plano de destinação.
O princípio da pertinência é a base da configuração da tabela de temporalidade.
A existência da tabela de temporalidade é justificada pela necessidade de preservação dos documentos de arquivo.
Os prazos de guarda existentes na tabela de temporalidade se aplicam a todos os suportes documentais.
A classificação de documentos de arquivo é utilizada para se permitir a organização desses documentos e seu acesso rápido quando necessário. Na ausência de um código ou plano de classificação, pode-se utilizar o modelo padrão existente nas bibliotecas.
O registro dos documentos de arquivo recebidos no setor de protocolo precede sempre a tramitação desses documentos pelos setores de destino do órgão ou agência.