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Q514529

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Arquivamento ,

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Auxiliar em Administração |

Q514529 Arquivologia

Quanto às atividades de arquivamento de documentos correntes, é correto afirmar que:

Alternativas

a inspeção determina sob que codificação deverá ser arquivado o documento.

a análise trata da retirada do documento do arquivo para fornecimento de informações.

o arquivamento trata de dispor os documentos de acordo com a codificação.

a ordenação dispõe os documentos pela codificação, separando-os por guias de ordenação.

o empréstimo ou consulta envolve determinar sob que código deverá ser arquivado o documento.

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Q514528

Arquivologia Conceitos Fundamentais , Teoria e Abordagem Arquivística , Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Definições / Fases da Gestão de Documentos ( assuntos)

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Auxiliar em Administração |

Q514528 Arquivologia

De acordo com a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Quanto aos conceitos desses níveis, apresentados a seguir, assinale aquele que está incorreto.

Alternativas

O nível mínimo estabelece que os órgãos devem contar, pelo menos, com um programa de retenção e eliminação de documentos.

O nível mínimo ampliado é aquele que visa estabelecer os procedimentos para recolher à instituição arquivística pública, documentos que tenham valor permanente.

O nível mínimo ampliado complementa o nível mínimo, estabelecendo todos os procedimentos deste, adicionando um ou mais centros de arquivamento intermediário.

O nível intermediário compreende os níveis mínimo e mínimo ampliado, bem como a adoção de programas de elaboração e gestão de formulários e correspondência.

O nível máximo inclui as atividades de todos os outros níveis, complementadas por uma gestão de diretrizes administrativas.

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Q510862

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Destinação ,

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Assistente em Administração |

Q510862 Arquivologia

O encerramento de um processo pode ocorrer por indeferimento do pleito, pelo atendimento da solicitação, pelo cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes e pela expressa desistência do interessado. Nestes casos, na destinação final do processo, deve-se seguir o seguinte procedimento:

Alternativas

certificação de que houve o fiel cumprimento dos protocolos de movimentação do processo, desde o seu registro inicial até o seu arquivamento, para que sejam feitas eventuais correções.

classificação do grau de sigilo do processo para determinar se este é suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa de interesse de qualquer pessoa física ou jurídica.

encaminhamento do processo para eliminação dos documentos dele integrantes, observada a tabela de temporalidade, definida pela instituição pública.

encaminhamento do processo para imediata digitalização, a ser realizada de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade dos documentos que dele fazem parte.

fechamento do ciclo das tarefas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e atualização das formas de acesso aos documentos do processo, sobretudo no caso de ser necessária a sua recuperação.

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Q510861

Arquivologia Procedimentos Administrativos , Desmembramento / Desentranhamento ,

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Assistente em Administração |

Q510861 Arquivologia

A retirada de folhas ou peças de um processo, por interesse da administração ou a pedido do interessado, deverá ser realizada nas seguintes situações:

Alternativas

necessidade de utilizar o original de um documento do processo junto a terceiros (pessoas físicas, empresas, órgãos públicos).

justificativa de sua inserção como complemento de outro processo, ao qual irá ser acrescentado para aumentar a clareza e agilizar o parecer por parte da autoridade competente.

finalização do processo, sendo esse desentranhamento autorizado, mediante determinação do dirigente do órgão, em despacho constante do termo de encerramento nele lançado.

abertura de outro volume do mesmo processo, em função do número de folhas excedentes, devidamente comprovado pela autoridade competente.

constatação de que o processo foi formado com documento não verdadeiro, devendo-se proceder à nova numeração da folha retirada para que não permaneça vago o número da página referente ao consequente desentranhamento.

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Q510860

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Protocolo , Procedimentos Administrativos , Processo Administrativo ( assuntos)

Ano: 2015 Banca: COVEST-COPSET Órgão: UFPE Prova: COVEST-COPSET - 2015 - UFPE - Assistente em Administração |

Q510860 Arquivologia

A gestão de processos e documentos em um órgão público obedece a critérios preestabelecidos que devem expressar:

Alternativas

a quantidade de processos/documentos protocolados diariamente, cuja circulação deve ser controlada na medida em que cada um receber despacho por parte da autoridade competente e atender ao prazo de resposta fixado pela legislação.

a tramitação do processo ou documento deverá ser objeto de rigoroso controle por parte do protocolo, sendo proibida a circulação do processo sem que seja feito o regular registro de sua entrada e saída.

a quantidade de processos/documentos eliminados pela chefia de cada unidade, levando em consideração as suas temporalidades e a respectiva classificação de seu conteúdo, segundo o valor histórico, probatório e informativo de cada documento.

o aumento da quantidade de protocolos e processos que estejam pendentes de confirmação do recebimento pelos destinatários que deve ser objeto de discussão permanente para evitar queixas quanto à celeridade das respostas por parte dos usuários do sistema.

a numeração dos processos que deverá ser sequencial, numérico-cronológica, iniciada a cada ano e emitida mediante registro prévio da unidade de protocolo, ficando em aberto o nome do interessado, a data e o resumo do assunto.

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21: D

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23: E

24: A

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