Questões de Concurso

É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de protocolo. Assim, considerando as características da atividade de protocolo, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.

I. A atividade de protocolo está inserida na idade corrente do ciclo de vida dos documentos, e deve estar integrada à atividade de arquivo nesta fase de arquivamento, que é realizada nos próprios setores da instituição.

II. Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo quando de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Entretanto, para documentos particulares e sigilosos é feito simplesmente o controle de recebimento e entrega aos usuários (não utilizamos o termo registro para estas duas etapas).

III. Em empresas maiores, como órgãos públicos, este controle é efetivado utilizando-se um livro onde são anotados os documentos que entram na instituição e, quando da entrega destes aos destinatários e a cada movimentação, são feitas novas anotações neste livro.

IV. A implantação de sistemas informatizados para criação e tramitação de documentos, hoje muito comuns no serviço público e empresas privadas, não extingue as atividades de protocolo.

Uma maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por local ou procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Nesse caso, o método utilizado é chamado de geográfico. Nesse sentindo, assinale a alternativa que descreva corretamente a ordenação de documentos por cidade:

Na arquivologia, o inventário é:

A gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa. Com base em alguns métodos de armazenamento de arquivos, relacionar as colunas e assinalar a sequência correspondente.

(1) Numérico. (2) Geográfico. (3) Ideográfico.
( ) Leva em conta o local ou a origem dos arquivos. ( ) Também chamado de temático, foca exclusivamente nos assuntos dos documentos. ( ) Uma de suas variações analisa a sequência cronológica dos arquivos.

Com a cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público, sua documentação deve ser encaminhada