Em uma organização pública, a gestão de documentos envolve a definição de métodos adequados de arquivamento, considerando os critérios que facilitem a localização, o acesso e a preservação das informações. Os arquivos podem ser organizados de diferentes formas, de acordo com a natureza dos documentos e as necessidades institucionais, sendo fundamental a adoção de métodos que garantam a eficiência e a segurança no tratamento documental. Com base nessa informação, julgue o item seguinte.

O método cronológico, embora organize os documentos pela data, será adotado mesmo quando a recuperação da informação ocorra predominantemente por assunto, desde que este esteja associado aos instrumentos complementares de busca.

Em uma organização pública, a gestão de documentos envolve a definição de métodos adequados de arquivamento, considerando os critérios que facilitem a localização, o acesso e a preservação das informações. Os arquivos podem ser organizados de diferentes formas, de acordo com a natureza dos documentos e as necessidades institucionais, sendo fundamental a adoção de métodos que garantam a eficiência e a segurança no tratamento documental. Com base nessa informação, julgue o item seguinte.

O método numérico utiliza códigos ou números para organizar documentos, o que exigirá instrumentos auxiliares para permitir a localização das informações.

Em uma organização pública, a gestão de documentos envolve a definição de métodos adequados de arquivamento, considerando os critérios que facilitem a localização, o acesso e a preservação das informações. Os arquivos podem ser organizados de diferentes formas, de acordo com a natureza dos documentos e as necessidades institucionais, sendo fundamental a adoção de métodos que garantam a eficiência e a segurança no tratamento documental. Com base nessa informação, julgue o item seguinte.

O método alfabético, embora permita acesso direto aos documentos, pode demandar padronização na forma de entrada dos nomes para evitar inconsistências na organização do arquivo.

Em uma organização pública, a gestão de documentos envolve a definição de métodos adequados de arquivamento, considerando os critérios que facilitem a localização, o acesso e a preservação das informações. Os arquivos podem ser organizados de diferentes formas, de acordo com a natureza dos documentos e as necessidades institucionais, sendo fundamental a adoção de métodos que garantam a eficiência e a segurança no tratamento documental. Com base nessa informação, julgue o item seguinte.

O método de arquivamento por assunto demanda a definição prévia de critérios de classificação, de modo a evitar ambiguidades na organização e na recuperação dos documentos.

Quanto à organização e ao controle de documentos nas organizações públicas, julgue o item seguinte.

A adoção de metadados padronizados na gestão eletrônica facilita a descrição e a localização precisa de documentos digitais em diferentes sistemas administrativos públicos.

Quanto à organização e ao controle de documentos nas organizações públicas, julgue o item seguinte.

Os documentos em arquivo intermediário são considerados de uso pouco frequente, aguardando prazos de tabela de temporalidade para a eliminação ou a guarda definitiva no arquivo permanente.

Quanto à organização e ao controle de documentos nas organizações públicas, julgue o item seguinte.

Ao digitalizar documentos históricos de guarda permanente, deve‑se autorizar o descarte dos originais para otimizar o espaço do arquivo de custódia.

Quanto à organização e ao controle de documentos nas organizações públicas, julgue o item seguinte.

O princípio da ordem original determina que, ao se transferir documentos para o arquivo permanente, eles deverão ser reorganizados alfabeticamente para facilitar a pesquisa histórica.

A partir dos tipos de documentos administrativos e das etapas do protocolo nas organizações públicas, julgue o item seguinte.

Durante a etapa de classificação do serviço de protocolo, é realizada a análise do conteúdo do documento não sigiloso para atribuir‑lhe um código temático, facilitando o arquivamento sistemático e a sua posterior recuperação.

A partir dos tipos de documentos administrativos e das etapas do protocolo nas organizações públicas, julgue o item seguinte.

Na etapa de recepção do serviço de protocolo, o servidor deve separar as correspondências oficiais ostensivas das sigilosas, encaminhando estas últimas, ainda lacradas, diretamente aos destinatários específicos da organização.

Com base nas noções de arquivologia, nos métodos de arquivamento, na gestão eletrônica e na digitalização de documentos, julgue o item a seguir.

A gestão eletrônica de documentos (GED) elimina a necessidade de classificação, de indexação e de atribuição de metadados aos arquivos digitais, pois os sistemas eletrônicos localizam documentos automaticamente por busca de conteúdo visual, tornando também desnecessária a digitalização com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para fins de pesquisa textual em documentos digitalizados.

Com base nas noções de arquivologia, nos métodos de arquivamento, na gestão eletrônica e na digitalização de documentos, julgue o item a seguir.

O método de arquivamento alfabético organiza documentos por ordem de nomes e dispensa o uso de índices ou instrumentos auxiliares de busca, ao passo que o método numérico simples exige obrigatoriamente a consulta à tabela de temporalidade antes de cada arquivamento ou de cada recuperação de documento.

Com base nas noções de arquivologia, nos métodos de arquivamento, na gestão eletrônica e na digitalização de documentos, julgue o item a seguir.

A teoria das três idades classifica os documentos em correntes, intermediários e permanentes, sendo que os arquivos intermediários abrigam documentos de uso frequente que devem permanecer próximos aos setores de trabalho para consulta diária, enquanto os arquivos correntes destinam‑se exclusivamente à guarda de documentos históricos de valor permanente.

No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.

Em um órgão público que recebe diariamente grande volume de correspondências, a ausência de procedimentos padronizados de protocolo pode resultar em extravio de documentos, descumprimento de prazos legais e fragilização do controle administrativo.

No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.

Em situação na qual um documento oficial urgente precisa ser expedido, é admissível dispensar o registro no sistema de protocolo para agilizar o envio, desde que seja feito controle informal posteriormente.

No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.

A ausência de registro formal na expedição de documentos não compromete a gestão administrativa.

No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.

Na recepção de documentos pelo setor de protocolo, a classificação adequada segundo assunto, destino e grau de prioridade é uma etapa essencial para garantir tramitação eficiente e cumprimento de prazos processuais.

No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.

O protocolo e o registro sistemático de documentos, embora facilitem o controle inicial de entrada e de saída de correspondências, tornam os fluxos administrativos mais burocráticos e lentos, reduzindo a agilidade na tramitação de processos e dificultando a rastreabilidade de informações devido ao excesso de registros e de carimbos exigidos.

No que diz respeito à gestão documental, ao arquivamento e à segurança da informação, julgue o item a seguir.

A elaboração e o controle de prontuários eletrônicos dispensa a observância de requisitos de autenticidade, de integridade e de temporalidade aplicáveis a documentos físicos, uma vez que os sistemas informatizados garantem automaticamente a validade jurídica e probatória dos registros digitais.

No que diz respeito à gestão documental, ao arquivamento e à segurança da informação, julgue o item a seguir.

As boas práticas de segurança da informação em gestão de arquivos incluem controle de acesso que se baseia em perfis, backup periódico, criptografia de dados sensíveis, trilhas de auditoria, políticas de senhas robustas e treinamento de usuários, observando‑se os princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade.