Aquisição, registro, guarda e conservação de livros, folhetos, jornais, revistas e outras publicações, bem como de álbuns de fotografias, de dispositivos ou de recortes, controlando seu empréstimo e utilização, estão entre as competências do Auxiliar Administrativo. Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida), os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade). Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a importância que um documento apresenta e que justifica sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário. Considerando-se o valor primário, analise as afirmativas.

I. Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição em seu dia a dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência funcional.

II. Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo, devido a suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, esse valor desaparece. É a chamada prescrição do documento.

III. Os arquivos correntes (1ª idade) e intermediários (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos. 

Pode-se afirmar que: 

Protocolo, distribuição e arquivo de documentos são rotinas nos setores administrativos. No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas. Considere as seguintes afirmativas.

I. Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior. Exemplos:

Barreiros Filho, Marcus Polidoro

Correa Júnior, Lucas Tavares

Gonçalves Neto, Maria Silva

Tedesco Sobrinho, Luiz dos Santos

II. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses. Exemplos:

Álvares, José Duarte dos (Presidente)

Borges, Lúcia Mota (Conselheiro)

Campos, João de Souza (Tesoureiro)

Rodrigues, Maria Luíza (Secretário)

III. Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração. Exemplos:

Associação Alagoana de Psicologia

Centro Universitário Fundação Santo André Dia (O)

Fundação Educacional Dr. Raul Bauab

Guardian (The)

Sindicato dos Psicólogos do Estado de São Paulo

Está correto o que se afirma em:

O documento arquivístico digital é o documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico. A migração é o conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital:

I. de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo;

II. de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado;

III. de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A migração pode ocorrer por preservação e acesso.

Pode-se afirmar que:

O repositório digital é um ambiente de armazenamento e gerenciamento de materiais digitais que tem sido empregado em diversas situações, tais como: arquivo corrente e intermediário (em associação com um SIGAD); arquivo permanente; biblioteca digital; acervo de obras de arte digitais; depósito legal de material digital; e curadoria de dados digitais de pesquisa. Sobre ele, leia as seguintes afirmativas.

I. Um repositório arquivístico digital é um repositório digital que armazena e gerencia documentos digitais, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente. Pode-se, portanto, afirmar que se resume a uma solução informatizada para armazenamento (storage).

II. O repositório deve gerenciar os documentos e metadados de acordo com as práticas e normas da Arquivologia, especificamente relacionadas a gestão documental, descrição arquivística multinível e preservação.

III. O repositório deve proteger as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos.

Pode-se afirmar que:

O Decreto nº 6.932/09, que dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma em documentos produzidos no Brasil, institui a "Carta de Serviços ao Cidadão" e dá outras providências, estabelece, em seu art. 11, que os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal que prestam serviços diretamente ao cidadão deverão elaborar e divulgar “Carta de Serviços ao Cidadão", no âmbito de sua esfera de competência. A carta de serviços ao Cidadão deverá trazer informações claras e precisas em relação a cada um dos serviços prestados e deverá detalhar os padrões de qualidade do atendimento relativos a determinados aspectos. Julgue as afirmativas relativas aos padrões de qualidade do atendimento.

I. Condições mínimas a serem observadas pelas unidades de atendimento, em especial no que se refere a acessibilidade, limpeza e conforto.

II. Fornecimento de informações acerca das etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização dos serviços, inclusive estimativas de prazos.

III. Prioridades de atendimento.

IV. Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações.

É correto o que se afirma em:

Entre os métodos de arquivamento básico de documentos, o método alfabético é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. Assinale a alternativa que contraria as regras de alfabetação.

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a se considerarem são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais frequente procurado, em cada caso, podem-se organizar fichários ou arquivos em ordem, exceto:

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Conforme a necessidade de sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, os documentos cujos “assuntos são referentes a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo e cuja divulgação possa comprometer a segurança do Estado ou suas relações internacionais, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sobre os aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e meios de processos dos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham classificação inferior”, recebem a denominação de tipo:

Arquivo é um conjunto de documentos, produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir critérios para eliminação, transferência, microfilmagem ou digitalização, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade. De acordo com essa tabela, o arquivo que é definido como “conjunto de documentos consultados frequentemente, em tramitação ou não, indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas, devendo ser de fácil acesso fisicamente ou digitalizados” é denominado de:

O Decreto nº 1.799/96 (que regulamenta a Lei nº 5.433/68, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências) estabelece, em seu art. 1º, que a microfilmagem, em todo o território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433/68, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Analise as seguintes afirmativas.

I. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

II. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.

III. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente de seu filme cópia.

É correto o que se afirma em:

Aquisição é uma função que inclui as atividades dos processos de compra, doação e permuta de documentos. Essa função exige inúmeras tomadas de decisão, que são, exceto:

Indexar é o ato de incluir um registro de um documento num índice, ou repositório de informações que formam o catálogo de uma biiblioteca. Os registros são compostos por informações que descrevem o documento objetivando sua localização no acervo. A indexação, ou linguagem de indexação, possui sinônimos como linguagem documentária, de informação etc. “Os termos e símbolos utilizados durante a descrição de um documento para descrever seu assunto, autor..., que formam a linguagem de indexação composta pelo vocabulário e pela sintaxe”, são denominados de:

Considere as seguintes definições. 

I. Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, cartões postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas...), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. 

II. Reprodução de um documento, obtida a partir do original. 

III. Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.

As definições acima, de acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, correspondem, respectivamente, a:

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Analise as afirmativas, conforme o gênero dos documentos. 

I. Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras etc.). 

II. Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharias (mapas, plantas etc.). 

III. Sonoros: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos, fitas audiomagnéticas etc.). 

IV. Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante reprodução de técnicas específicas (microficha, cartão-janela etc.). 

É correto o que se afirma em:

Aos quatorze dias do mês de junho de dois mil e dezesseis, em sua sede, SGAN 604 Cj C – Clube Vizinhança Norte, nesta Capital, às 10h, reuniram-se, em Assembleia Geral Extraordinária, convocada pela diretoria do CREF/7, no dia 13 do corrente mês, os presidentes, os secretários e demais membros das Comissões, assim como das Câmaras Técnicas, para alteração do Regimento Interno, mediante proposta de no mínimo 3 (três) Conselheiros e aprovada por 2/3 (dois terços) do Plenário, e conforme assinaturas constantes neste Livro. Constituída a mesa, o senhor Presidente declarou abertos os trabalhos e determinou a leitura, pela 1ª Secretária, das alterações propostas. Conhecida a matéria constante da ordem do dia, o senhor Presidente determinou que fosse lido, também, o parecer emitido pelos membros de todos os Conselhos e Câmaras. Finda a leitura desses documentos, o senhor Presidente colocou-as em discussão e, em seguida, em votação, do que resultou a aprovação unânime, com entrada em vigor no prazo de 90 (noventa) dias, a partir desta data. Esgotada a ordem do dia e como ninguém mais fez uso da palavra, foram encerrados os trabalhos e lavrado(a) este(a) _________, o(a) qual, lido(a) e aprovado(a), recebe as assinaturas da mesa e da totalidade dos presentes. Deste(a) ________ serão extraídas cópias fidedignas para os fins legais. Brasília-DF, 14 de junho de 2016.
Presidente 1º Vice-Presidente 2º Vice-Presidente 1ª Secretária 2ª Secretária 1ª Tesoureira 2º Tesoureiro E demais membros


As lacunas acima são, correta e respectivamente, preenchidas por: 

O parecer técnico, como o próprio nome diz, é um documento emitido por um profissional com conhecimento técnico em determinada área.

I. Parecer técnico e laudo técnico são o mesmo tipo de documento e, portanto, possuem a mesma finalidade: emitir opinião fundamentada de um especialista sobre determinado assunto.
II. Ao redigi-lo, deve-se colocar inicialmente o objetivo, ou seja, o título referente a todo o assunto que será abordado ao longo do texto.
III. Caso o documento tenha uma ementa, nela é necessário reunir de forma lógica e coordenada as principais “palavras-chave” que foram utilizadas na elaboração do parecer. Sendo assim, a dica é que seja feita por último.

Pode-se afirmar que: 

Sobre a documentação arquivística em ambiente digital, leia as afirmativas.

I. Todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo documento digital é um documento digitalizado. São exemplos de documentos natos digitais: textos em Microsoft Word, fotografias tiradas em câmeras digitais, mensagens de correio eletrônico, planilhas eletrônicas.
II. Se o documento digitado em processador de texto é impresso e assinado, tramita e é arquivado em papel, ele será considerado original. Nesse caso, o computador foi utilizado como uma ferramenta para apoiar a produção do documento em papel.
III. Se o documento é produzido em sistema informatizado e, após a assinatura e a tramitação, é arquivado em meio digital, a impressão em papel será eventual e o documento dela resultante será considerado uma cópia.

Pode-se afirmar que:

Os arquivos são classificados quanto ao estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes. Essa classificação é conhecida como ciclo vital dos documentos ou, ainda, teoria das três idades. Leia as seguintes afirmativas.

I. Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam sua prescrição, quando serão submetidos à destinação final (que é a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente).
II. A destinação final é determinada a partir da existência ou não do valor primário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação.
III. Os processos mais indicados para a eliminação de documentos são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a esse processo.

Pode-se afirmar que:

O Dicionário de Terminologia Arquivística adota a seguinte definição para arquivo: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. O conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividadesmeio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados recebe a denominação de: