Questões da Prova FUNRIO - 2016 - IF-PA - Técnico em Secretariado

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, "Método de arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou colação". Sobre os métodos de arquivamento, analise as seguintes afirmativas:

I - O método Alfabético pode ser utilizado em associação com o método numérico.

II - O método numérico tem subdivisões bem distintas como: Método numérico simples, Método de indexação coordenada e método numérico cronológico.

III - O método temático pode ser dividido em dicionário, enciclopédico, unitermo, duplex e de classificação decimal.

IV - A organização baseada na procedência geográfica dos documentos se chama método geográfico digito-terminal.

V - O método de vigência contínua tem grande valor no controle de informação solicitada e encomendas de materiais.

Todo documento tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, pois existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devam criar e usar uma Tabela de Temporalidade. Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomados de acordo com o tipo de documento em questão. Relacione a primeira coluna com a segunda de acordo com as definições correspondentes e assinale a alternativa correta.

(1) Assunto

(2) Prazo de Guarda

(3) Fase corrente

(4) Fase intermediária

(5) Destinação Final

( ) Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa.

( ) Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.

( ) Representa o tempo em anos que um documento ficará arquivado.

( ) Os documentos de uma instituição devem ser organizados pela hierarquia de atividades e funções. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.

( ) Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. Pode-se classificar o método básico de arquivamento em:

I. Alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome);

II. Geográfico (principal elemento: local ou procedência);

III. Numérico (principal elemento: número);

IV. Ideográfico (principal elemento: assunto).

É correto o que se afirma em

Os arquivos devem ser desenvolvidos de maneira simples, fácil e que atenda às necessidades da empresa, portanto não existe o melhor método. A secretária deve escolher a forma de arquivamento, segundo as necessidades da empresa. O princípio básico do arquivo deve ser o da simplicidade e da organização. Assinale a alternativa que não condiz com as melhores práticas de arquivamento.