A grande quantidade de documentos produzidos
não permite que as instituições conservem tudo que é
produzido, devido ao custo de manutenção. Mas, para
eliminar os documentos deve-se tomar o cuidado para só
eliminar aqueles que não têm valor. Assim, o valor a ser
considerado para preservar os documentos é o:
A microfilmagem pode ser uma alternativa para a
preservação de documentos, pois permite a conservação
do original dos documentos, ao se disponibilizar a cópia
em microfilme em detrimento do original. Mas, para
que se desenvolva uma política de microfilmagem na
instituição, o arquivista deve levar em consideração:
A conservação é o cuidado prestado aos documentos,
envolvendo o local de guarda, os depósitos. Um
elemento, a ser considerado na construção de um arquivo,
que garantirá boas condições para a conservação dos
documentos é:
O arquivo corrente pode ser definido como
constituído de documentos em curso ou freqüentemente
consultados como ponto de partida ou prosseguimento de
planos, para fins de controle, para a tomada de decisões
das administrações etc. Alguns autores apresentam cinco
setores componentes do arquivo corrente: protocolo,
expedição, arquivo, empréstimo e consulta e destinação.
Uma das rotinas da Expedição é: