que haja a identificação do emissor, constando nome completo, nº de identificação do servidor, cargo/função que ocupa, órgão emissor, de acordo com a legislação.

existir certificação digital que ateste a identidade do remetente do documento, na forma estabelecida pela legislação em vigor.

existir a imagem da assinatura de correio eletrônico, com nome completo, cargo/função, identificação do órgão e telefone , conforme determina a legislação vigente

que conste a etiqueta de identificação do emissor, com nome e cargo/função , além da inscrição "documento original", para atestar a originalidade, conforme a lei .

impessoal - comunicando o propósito do órgão demandante , em nome do Serviço Público .

pessoal, sem conotação particular - comunicando o propósito estabelecido pelo órgão demandante.

pessoal e particular - tratando-se do responsável pelo órgão demandante que comunica o propósito .

impessoal, com a individualidade que o redator possa dar - externando o propósito do órgão demandante.

abaixo da data , na porção superior, com alinhamento do lado esquerdo, obedecida a distância da borda; zz (iniciais do órgão, em letra minúscula)/Nº XXX (número sequencial) .

abaixo da identificação do órgão, na porção superior, com alinhamento do lado direito; Memo nº XXX (número sequencial) - 1/1/W/YYYY (exercício - mês/ano)

abaixo da identificação , na porção superior , com alinhamento do lado direito, respeitados as distâncias estabelecidas; Memorando XXX/YYYY (número sequencial / exercício - ano)/ZZ (Iniciais do Órgão, em letra maiúscula).

abaixo da identificação do órgão , na porção superior, respeitadas as distâncias estabelecidas, com alinhamento do lado esquerdo; Memorando nº XXX (número sequencial)/ZZ (Iniciais do Órgão, em letra maiúscula).

duplo entre as linhas e duas linhas em branco após cada parágrafo; distância de 1,5 cm da numeração do parágrafo à esquerda ; distância entre o logotipo e o início do texto de 4,0 cm de altura.

um e meio entre as linhas e uma linha em branco após cada parágrafo; distância de 2,0 cm da numeração do parágrafo à esquerda; distância entre o logotipo e o início do texto de 4,5 cm de altura.

simples entre as linhas e uma linha em branco após cada parágrafo; distância de 2,5 cm da numeração do parágrafo à esquerda ; distância entre o logotipo e o início do texto de 5,0 cm de altura.

simples entre as linhas e duas linhas em branco após cada parágrafo; distância de 1,5 cm da numeração do parágrafo à esquerda ; distância entre o logotipo e o início do texto de 5,0 cm de altura.

nome do órgão ou setor. Ex: Secretaria Municipal de Organização e Gestão

endereço postal.

telefone e endereço de correio eletrônico.

controle do órgão emissor do documento para localização futura. Ex.: Depto.Comunic/meusdocumentos/fev.2016.

O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda.

Os ofícios, memorandos e anexos destes não poderão ser impressos em ambas as faces do papel.

O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura.

O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes do Poder é "Excelentíssimo Senhor" seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional e Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades são tratadas com o vocativo "Senhor", seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador.

Todas as comunicações oficiais devem ter um fecho que tem a finalidade de arrematar o texto e saudar o destinatário. O único fecho recomendado para as comunicações oficiais é "Atenciosamente".

Um documento padrão ofício, dentre outras informações, deve conter o tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede; local e data em que foi digitado, por extenso ou abreviado, com alinhamento à esquerda e o assunto que é o resumo do teor do documento.

Um documento do Padrão Ofício deve obedecer à seguinte forma de apresentação: deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 1 O nas notas de rodapé; para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings e é o formato de documento que dispensa a utilização do número da página.