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O documento abaixo constitui exemplo de um tipo de comunicação oficial que, salvo algumas adaptações, segue o padrão ofício.
__n.° 0014/2013-CC-PR
Brasília, 26 de fevereiro de 2013.
Senhora Presidenta da República,
Submeto à consideração de Vossa Excelência a proposta anexa de Código de Conduta da
Administração Federal, elaborado com a importante contribuição da Comissão de Ética Pública, criada pelo Decreto n.° 32, de 26 de maio de 2003.
A linguagem do Código é simples e acessível, com o objetivo de assegurar a clareza das regras de conduta do administrador, de modo que a sociedade possa sobre elas exercer o controle inerente ao regime democrático.
Além de o administrador ter de comportar-se de acordo com as normas estipuladas, o Código exige que ele observe o decoro inerente ao cargo.
A medida proposta visa à melhoria qualitativa dos padrões de conduta da administração pública, de maneira que este documento, uma vez aprovado, juntamente com o anexo Código de Conduta da Administração Federal, poderá informar a atuação das autoridades federais, permitindo-me sugerir a publicação de ambos os textos, para imediato conhecimento e aplicação.
Essas, Senhora Presidenta da República, são as razões que fundamentam a proposta que ora submeto à consideração de Vossa Excelência.
Atenciosamente,
Fulana de Tal
Ministra-chefe da Casa Civil da Presidência da República
Na correspondência oficial apresentada, o emprego da primeira pessoa do singular, por meio das formas verbais “Submeto” e “permitindo-me sugerir”, embora não represente uma postura de modéstia, possibilitou que o assunto fosse comunicado de modo claro e impessoal, o que se verifica pela ausência, no corpo do texto, de impressões individuais e parciais do remetente.
O fecho utilizado no expediente oficial em apreço cumpre suas funções de arrematar o texto e de saudar corretamente a destinatária do documento.
O expediente oficial veiculado no modelo constitui uma exposição de motivos, encaminhada por uma ministra de governo à presidenta da República Federativa do Brasil.
Nas comunicações oficiais, o uso de itálico em lugar de aspas é aceito para indicar, por exemplo, alíneas de textos legais, nomes de obras de arte, de publicações e de artigos, entretanto, não se considera adequada tal substituição para a indicação de citações textuais.
Senhor Corregedor, A ação rigorosa da Polícia Federal no sentido de extirpar os crimes de tráfico das comunidades menos favorecidas foi determinante para que a operação fosse considerada bem-sucedida até a presente fase. Faz-se necessário, agora, que se acompanhem regularmente as atividades dos cidadãos residentes nos locais envolvidos. Visa-se, com isso, a não reincidência de crime nas etapas subsequentes do projeto e em período posterior ao seu término.
A linguagem clara e inteligível deve pautar a comunicação oficial. Desse modo, o uso de jargão técnico colabora para a clareza na comunicação.
Os princípios da publicidade e da impessoalidade, princípios da administração pública, orientam a elaboração de atos e comunicações oficiais
O despacho ao memorando deve ser dado por meio de outro memorando. Assim, torna-se possível historiar o andamento de matéria que seja tratada no memorando, formando-se uma espécie de processo simplificado.
O memorando é uma forma de comunicação estritamente interna.
O ofício segue o mesmo padrão do aviso quanto ao formato, sendo que se diferencia quanto à finalidade por tratar também de assuntos oficiais com particulares.
O ofício e o aviso se diferenciam do memorando quanto a sua forma e finalidade.
Em um expediente oficial destinado a um conselheiro do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia (TCE/RO), deve-se empregar a forma “Vossa Excelência” e, no endereçamento, a forma “Ao Senhor”
Chegou-se à conclusão de que a função institucional da Escola Superior de Gestão e Controle Francisco Juruena efetiva-se mediante a articulação de esforços orientada para a geração, a difusão e o apoio à mobilização de conhecimento técnico e gerencial em matéria de Estado, administração pública e controle externo em todos os níveis e áreas, para o desenvolvimento institucional do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul e da administração pública. (relatório)
A direção da Escola Superior de Gestão e Controle Francisco Juruena vem convidar-lhe para participar do Encontro Regional de Controle e Orientação. O evento tem como objetivo propiciar debates sobre temas relevantes a administração pública, capacitando os gestores municipais. (convite)
Como é do conhecimento de V. S.ª, a Escola Superior de Gestão e Controle Francisco Juruena, órgão de educação corporativa do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul, tem como finalidade a capacitação de agentes públicos que integram o corpo técnico do Tribunal e dos órgãos e entes jurisdicionados. (ofício)