É utilizada para registar o que aconteceu e o assunto abordado em determinadas
circunstâncias, devendo apresentar clareza para que o leitor não tenha dúvida sobre o
assunto tratado. Além disso, devem constar também a data e a hora do início, o nome da
organização, o objetivo do evento, o resumo dos assuntos abordados, o encerramento, a
assinatura dos integrantes e a data e hora do encerramento. O documento oficial que tem
essa descrição é:
Quando um gestor necessita comunicar-se formalmente com uma unidade administrativa do
mesmo órgão, de forma ágil e com simplicidade de procedimentos burocráticos, para evitar o
desnecessário aumento do número de comunicações e possibilitar que os despachos ocorram
no próprio documento ou em folha de continuação, deve optar pelo